CRM Flujo de trabajo de ventas

Construye un sistema completo de gestión de ventas CRM con OpenClaw Ultra. Desde la configuración del pipeline y la calificación de leads hasta el progreso de tratos y la previsión de ingresos, gestiona toda tu operación comercial desde una sola interfaz de chat.

Descripción general del sistema

INFO

Este es un flujo de trabajo CRM de ventas de circuito cerrado. OpenClaw Ultra maneja la gestión del pipeline, captura de leads, enriquecimiento de contactos, seguimiento de tratos, registro de actividades y generación de informes a través de tu API de CRM, para que puedas ejecutar tu proceso de ventas sin cambiar de pestañas.

Capa del sistema	Función principal	Resultado final
Capa de conexión	Autenticación API de CRM, configuración del espacio de trabajo, verificación de conexión	Conexión CRM verificada
Capa de pipeline	Etapas de tratos, configuración del pipeline, reglas de movimiento entre etapas	Pipeline de ventas configurado
Capa de leads	Captura de leads, enriquecimiento, puntuación, calificación	Pipeline de leads calificados
Capa de contactos	Gestión de contactos, enriquecimiento de empresas, historial de comunicación	Perfiles de contacto completos
Capa de tratos	Creación de tratos, progresión de etapas, seguimiento de probabilidad	Pipeline de tratos trazable
Capa de actividades	Creación de tareas, programación de seguimientos, registro de llamadas/correos	Actividades de ventas registradas
Capa de informes	Análisis de pipeline, tasas de conversión, previsiones de ingresos	Informes de ventas periódicos
Capa de optimización	Análisis de cuellos de botella, mejora de procesos, sugerencias de automatización	Proceso de ventas mejorado

Requisitos previos

Elemento	Requisito
OpenClaw Ultra	Instalado y en ejecución
Cuenta CRM	Cuenta activa con acceso a API (HubSpot, Salesforce, Pipedrive o similar)
Credenciales API de CRM	Clave API o token OAuth con permisos de lectura/escritura
Etapas del pipeline definidas	(Recomendado) Tus etapas de ventas configuradas en el CRM

Paso 0 — Inicializa tu sistema de ventas CRM

Configura OpenClaw Ultra como tu gestor de operaciones de ventas dedicado.

Pasos a seguir

1. Abre una nueva sesión de chat en OpenClaw Ultra
2. Prepara tus credenciales de API de CRM y los detalles del pipeline
3. Pega el prompt de inicialización

Prompt listo para usar

Actúa como mi gestor de operaciones de ventas CRM.

Mi CRM:
- Plataforma: [HubSpot / Salesforce / Pipedrive / otro]
- Credenciales API: [clave o token]
- Nombre del pipeline: [nombre]
- Etapas de tratos (en orden): [etapa1 → etapa2 → etapa3 → ...]

Construye un sistema completo de gestión de ventas que cubra:
- configuración del pipeline y seguimiento de tratos
- captura y calificación de leads
- gestión y enriquecimiento de contactos
- registro de actividades y gestión de tareas
- informes y previsión de ingresos

Paso 1 — Conéctate a tu CRM

Establece una conexión verificada entre OpenClaw Ultra y tu plataforma CRM.

1.1 Autenticarse con la API de CRM

Conéctate a mi [plataforma CRM] usando estas credenciales: [clave o token API]

Ejecuta estas comprobaciones:
1. Verifica la conexión llamando al endpoint auth/me del CRM o equivalente
2. Lista mis pipelines disponibles y sus etapas
3. Devuelve el ID del pipeline, nombres de etapas y orden de etapas

Si la autenticación falla, explica qué ocurre y cómo solucionarlo.

1.2 Mapear pipeline y etapas

Mapa mi pipeline de ventas:

Pipeline: [nombre o ID del pipeline]

Para cada etapa, identifica:
- Nombre e ID de la etapa
- Número de tratos actualmente en esta etapa
- Valor total de los tratos en esta etapa

Devuelve una tabla de resumen del pipeline:
| Etapa | Cantidad de tratos | Valor total | Ventana de cierre esperada |

Resultado del Paso 1

Conexión CRM verificada con un pipeline mapeado y resumen de etapas.

Paso 2 — Configura tu canal de ventas

Configura las propiedades de los tratos y las reglas de etapas para que tu pipeline refleje tu proceso de ventas real.

2.1 Definir propiedades de la oferta

Configura las propiedades de los tratos para el pipeline [ID del pipeline]:

Propiedades requeridas:
- Nombre del trato: text
- Monto: number (moneda)
- Fecha de cierre: date
- Etapa: pipeline stage (de etapas existentes)
- Propietario: user/team

Propiedades personalizadas:
- [nombre de propiedad]: [tipo / opciones]
- [nombre de propiedad]: [tipo / opciones]

Confirma que cada propiedad existe y muestra el esquema actual de tratos.

2.2 Establecer reglas de movimiento entre etapas

Define las reglas de movimiento entre etapas para mi pipeline:

Reglas:
1. Un trato no puede saltar de [etapa temprana] directamente a [etapa tardía] — debe pasar por [etapa intermedia]
2. Si un trato permanece en [etapa] más de [X días], márcalo como estancado
3. Cuando un trato se mueve a [etapa], establece automáticamente la Fecha de Cierre en [X días desde ahora] si está vacía

Aplica estas reglas y confirma que están activas.

Resultado del Paso 2

Pipeline configurado con propiedades de tratos definidas y reglas de movimiento entre etapas.

Paso 3 — Captura y califica leads

Trae leads a tu CRM directamente desde el chat.

3.1 Añadir un nuevo lead

Añade un nuevo lead a mi CRM:

Detalles del lead:
- Nombre: [nombre del contacto]
- Empresa: [nombre de la empresa]
- Email: [email]
- Teléfono: [teléfono]
- Fuente: [web / referencia / evento / prospección en frío]
- Notas: [información de calificación]

Asigna a [propietario], establece la etapa en [primera etapa] y devuelve los IDs del contacto y del trato.

3.2 Enriquecer y puntuar leads

Enriquece el lead [ID del lead o email]:

1. Busca información de la empresa: industria, tamaño, ubicación, financiación
2. Referencia cruzada: ¿coincide esta empresa con mi perfil de cliente ideal?
3. Puntúa el lead en:
   - Ajuste (0-10): qué bien coincide con mi ICP
   - Compromiso (0-10): qué receptivo ha sido
   - Prioridad (P1-P4): P1 = alto ajuste + alto compromiso, P4 = bajo ajuste + bajo compromiso

Devuelve un resumen de calificación con la puntuación y una acción recomendada.

3.3 Importar leads en lote

Importa estos leads en mi CRM:

Formato: CSV con columnas: name, company, email, phone, source, notes
[Datos CSV o pega filas]

Mapa cada columna a la propiedad correcta del CRM. Omite duplicados por email. Devuelve:
- Número de leads creados
- Número de duplicados omitidos
- Filas que fallaron y por qué

Resultado del Paso 3

Leads capturados, enriquecidos y puntuados añadidos a tu pipeline de CRM.

Paso 4 — Gestiona ofertas y oportunidades

Sigue tus tratos a través de las etapas del pipeline.

4.1 Crear una oferta desde un lead

Crea un trato desde el lead [ID del lead o nombre del contacto]:

Detalles del trato:
- Monto: [valor estimado]
- Fecha de cierre: [fecha objetivo]
- Etapa: [etapa actual]
- Productos/Servicios: [lo que les interesa]

Enlaza el trato a los registros de contacto y empresa existentes. Devuelve la URL y el ID del trato.

4.2 Avanzar una oferta

Mueve el trato [ID o nombre del trato] a la etapa [siguiente etapa].

Antes de mover, confirma:
1. Los campos requeridos para la etapa actual están completos
2. No falta información que bloquee la transición
3. Actualiza el monto si ha cambiado: [nuevo monto o "sin cambios"]

Después de mover, devuelve:
- Nueva etapa y resumen de cambios del trato
- Próximos pasos sugeridos para la nueva etapa

4.3 Revisar tu pipeline

Revisa mi pipeline de ventas a fecha de hoy:

1. Cuenta los tratos en cada etapa
2. Valor total del pipeline
3. Tratos que cierran esta semana (monto + cantidad)
4. Tratos que cierran este mes (monto + cantidad)
5. Tratos estancados — sin actividad en [X] días

Formato como tabla de revisión del pipeline:
| Etapa | Cantidad | Valor total | Estancados | Cierre este mes |

Resultado del Paso 4

Pipeline de tratos activo con movimiento entre etapas y revisiones periódicas.

Paso 5 — Rastrea actividades y seguimientos

Registra cada interacción y mantén los seguimientos en su calendario.

5.1 Registrar una llamada o reunión

Registra una [llamada / reunión] con [nombre del contacto] sobre el trato [ID o nombre del trato]:

Detalles:
- Fecha: [fecha]
- Duración: [minutos]
- Notas: [puntos clave discutidos]
- Próximos pasos: [acciones acordadas]
- Fecha de seguimiento: [fecha]

Crea un registro de actividad del contacto y una tarea de seguimiento con vencimiento en la fecha de seguimiento.

5.2 Crear tareas de seguimiento

Revisa todos los tratos sin actividad en los últimos [X] días:

Para cada trato estancado:
1. Crea una tarea de seguimiento: "Dar seguimiento a [nombre del trato] — último contacto fue [fecha]"
2. Establece la fecha de vencimiento de la tarea: mañana
3. Asigna al propietario del trato

Devuelve una tabla de tareas creadas: nombre del trato, propietario, tarea, fecha de vencimiento.

5.3 Informe diario de actividades de ventas

Genera el informe de actividades de ventas de hoy:

1. Reuniones programadas hoy — hora, contacto, trato
2. Llamadas registradas hoy — cantidad y contactos
3. Correos enviados hoy — cantidad y contactos
4. Tareas con vencimiento hoy — qué, para qué trato
5. Tareas vencidas de días anteriores

Devuelve un informe diario que pueda revisar en 30 segundos.

Resultado del Paso 5

Actividades registradas con tareas de seguimiento automatizadas e informes diarios.

Paso 6 — Genera informes y pronósticos

Convierte tus datos de CRM en informes procesables.

6.1 Informe de salud del pipeline

Genera un informe de salud del pipeline:

Métricas:
- Valor total del pipeline: [calculado]
- Valor ponderado del pipeline (valor × probabilidad por etapa)
- Tamaño promedio del trato: [calculado]
- Tasa de cierre: [cerrados ganados / (cerrados ganados + cerrados perdidos)]
- Duración media del ciclo de ventas: [días desde creación hasta cierre]
- Tratos creados esta semana vs la semana pasada

Devuelve un resumen con comparaciones mes a mes cuando estén disponibles.

6.2 Pronóstico de ingresos

Pronostica los ingresos para los próximos [30 / 60 / 90] días:

Basado en el pipeline actual:
1. Tratos con fechas de cierre en la ventana de pronóstico
2. Aplica la ponderación de probabilidad por etapa
3. Agrupa por mes
4. Mejor caso (todos cierran) vs pronóstico (ponderado) vs comprometido (probabilidad 90%+)

Devuelve una tabla de pronóstico:
| Mes | Mejor caso | Pronóstico | Comprometido |

6.3 Resumen de rendimiento del representante

Muéstrame un resumen de rendimiento para cada representante de ventas:

Por cada representante:
- Cantidad de tratos activos
- Valor total del pipeline
- Tratos cerrados este mes (cantidad + valor)
- Tasa de cierre
- Tamaño promedio del trato
- Actividades registradas esta semana (llamadas + reuniones + tareas)

Ordena por valor del pipeline descendente.

Resultado del Paso 6

Informes de salud del pipeline, previsiones de ingresos y vistas de rendimiento de representantes.

Paso 7 — Optimiza tu proceso de ventas

Analiza los datos de tu pipeline e identifica mejoras.

7.1 Análisis de cuellos de botella

Analiza mi pipeline en busca de cuellos de botella:

1. Para cada etapa, calcula el tiempo promedio que los tratos permanecen allí
2. Identifica las etapas donde los tratos pasan más de [X] días
3. Encuentra la etapa con la tasa de abandono más alta
4. Compara los tiempos de ciclo actuales con los [30 / 60] días anteriores

Devuelve un informe de cuellos de botella con recomendaciones específicas para cada etapa problemática.

7.2 Sugerencias de mejora de procesos

Basado en los datos de mi pipeline, sugiere mejoras de proceso:

Analiza:
- Qué fuentes de leads producen la tasa de cierre más alta
- Qué actividades (llamadas, correos, reuniones) se correlacionan con tratos cerrados
- Razones comunes por las que se pierden tratos (de las notas del trato)
- Patrones de transición de etapas para tratos ganados vs perdidos

Devuelve 3-5 recomendaciones específicas y accionables con impacto esperado cuando sea posible.

7.3 Oportunidades de automatización

Identifica oportunidades de automatización en mi proceso de ventas:

Busca:
1. Tareas manuales repetitivas (ingreso de datos, actualizaciones de estado, generación de informes)
2. Seguimientos que consistentemente llegan tarde o se omiten
3. Enriquecimiento de leads que ocurre fuera del CRM
4. Generación de informes que toma más de 5 minutos cada vez

Para cada oportunidad, sugiere un prompt o flujo de trabajo que pueda añadir para mejorarla.

Resultado del Paso 7

Mejoras de proceso basadas en datos y oportunidades de automatización para tu pipeline de ventas.

Flujo de trabajo final CRM de circuito cerrado

CRM Conectado → Pipeline Configurado → Leads Capturados →
Contactos Enriquecidos → Tratos Progresados → Actividades Registradas →
Informes Generados → Ingresos Pronosticados → Proceso Analizado →
Cuellos de Botella Identificados → Próximo Ciclo Mejorado

Consejos prácticos

1. Guarda tu token de API de CRM en un archivo .env y refiérete a él en los prompts en lugar de pegarlo cada vez
2. Comienza con un pipeline y expande después de que el ciclo de seguimiento de tratos funcione
3. Ejecuta el prompt de revisión del pipeline (4.3) al inicio de cada día — toma 10 segundos y mantiene al equipo alineado
4. Usa el informe de actividades diarias (5.3) como tu resumen matutino
5. La mayoría de las APIs de CRM tienen límites de tasa — agrupa operaciones masivas en lotes de 50-100 registros
6. Los valores predeterminados de probabilidad por etapa varían según el CRM — ajústalos para que coincidan con tus tasas de cierre históricas reales
7. Para extraer datos de CRM en notas persistentes, consulta Base de Conocimiento Personal