CRM 銷售工作流程
透過 OpenClaw Ultra 打造完整的 CRM 銷售管理系統。從管道設定與潛在客戶資格審核到交易推進與營收預測，在單一對話介面中管理整個銷售業務。
核心系統概覽
INFO
這是封閉循環的 CRM 銷售工作流程。OpenClaw Ultra 透過你的 CRM API 處理管道管理、潛在客戶捕獲、聯絡人豐富化、交易追蹤、活動記錄和報表生成，讓你在不切換分頁的情況下執行銷售流程。
| 系統層 | 核心功能 | 最終產出 |
|---|---|---|
| 連線層 | CRM API 驗證、工作區設定、連線確認 | 已驗證的 CRM 連線 |
| 管道層 | 交易階段、管道設定、階段移動規則 | 已設定的銷售管道 |
| 潛在客戶層 | 潛在客戶捕獲、豐富化、評分、資格審核 | 合格的潛在客戶管道 |
| 聯絡人層 | 聯絡人管理、公司豐富化、溝通記錄 | 完整的聯絡人檔案 |
| 交易層 | 交易建立、階段推進、成交機率追蹤 | 可追蹤的交易管道 |
| 活動層 | 任務建立、跟進排程、通話/郵件記錄 | 已記錄的銷售活動 |
| 報表層 | 管道分析、轉換率、營收預測 | 定期銷售報表 |
| 優化層 | 瓶頸分析、流程改善、自動化建議 | 改善的銷售流程 |
前置需求
| 項目 | 需求 |
|---|---|
| OpenClaw Ultra | 已安裝且正在執行 |
| CRM 帳戶 | 具有 API 存取權限的活躍帳戶（HubSpot、Salesforce、Pipedrive 或類似平台） |
| CRM API 憑證 | 具有讀寫權限的 API 金鑰或 OAuth token |
| 已定義的管道階段 | （建議）你的銷售階段已在 CRM 中設定 |
步驟 0 — 初始化你的 CRM 銷售系統
將 OpenClaw Ultra 設定為你的專屬銷售營運管理員。
操作步驟
- 開啟 OpenClaw Ultra 新對話視窗
- 準備好你的 CRM API 憑證和管道詳細資訊
- 貼上初始化提示詞
即用提示詞
擔任我的 CRM 銷售營運管理員。
我的 CRM：
- 平台：[HubSpot / Salesforce / Pipedrive / 其他]
- API 憑證：[金鑰或 token]
- 管道名稱：[名稱]
- 交易階段（依序）：[階段1 → 階段2 → 階段3 → ...]
建立一個完整的銷售管理系統，涵蓋：
- 管道設定與交易追蹤
- 潛在客戶捕獲與資格審核
- 聯絡人管理與豐富化
- 活動記錄與任務管理
- 報表與營收預測步驟 1 — 連線到你的 CRM
在 OpenClaw Ultra 與你的 CRM 平台之間建立經過驗證的連線。
1.1 使用 CRM API 進行驗證
使用這些憑證連線到我的 [CRM 平台]：[API 金鑰或 token]
執行這些檢查：
1. 呼叫 CRM 的 auth/me 或等效端點來驗證連線
2. 列出我可用的管道及其階段
3. 回傳管道 ID、階段名稱和階段順序
如果驗證失敗，說明問題所在以及如何修正。1.2 對應管道與階段
對應我的銷售管道：
管道：[管道名稱或 ID]
針對每個階段，識別：
- 階段名稱和 ID
- 目前在此階段的交易數量
- 此階段的交易總價值
回傳管道概覽表格：
| 階段 | 交易數量 | 總價值 | 預期成交時間 |步驟 1 產出
已驗證的 CRM 連線，附有已對應的管道和階段概覽。
步驟 2 — 設定你的銷售管道
設定交易屬性和階段規則，讓你的管道反映實際銷售流程。
2.1 定義交易屬性
為管道 [管道 ID] 設定交易屬性：
必要屬性：
- 交易名稱：text
- 金額：number（貨幣）
- 預計成交日期：date
- 階段：pipeline stage（使用現有階段）
- 負責人：user/team
自訂屬性：
- [屬性名稱]：[類型 / 選項]
- [屬性名稱]：[類型 / 選項]
確認每個屬性已存在，並顯示目前的交易結構。2.2 設定階段移動規則
為我的管道定義階段移動規則：
規則：
1. 交易不能從 [早期階段] 直接跳過 [中間階段] 到 [晚期階段]
2. 如果交易在 [階段] 停留超過 [X 天]，標記為停滯
3. 當交易移至 [階段] 時，若預計成交日期為空，自動設為 [X 天後]
套用這些規則並確認已生效。步驟 2 產出
已設定的管道，附有定義的交易屬性和階段移動規則。
步驟 3 — 捕獲與審核潛在客戶
直接從對話中將潛在客戶帶入你的 CRM。
3.1 新增潛在客戶
新增一個潛在客戶到我的 CRM：
潛在客戶詳細資訊：
- 名稱：[聯絡人名稱]
- 公司：[公司名稱]
- 電子郵件：[email]
- 電話：[電話]
- 來源：[網站 / 推薦 / 活動 / 陌生開發]
- 備註：[任何資格審核資訊]
指派給 [負責人]，設定階段為 [第一階段]，並回傳聯絡人與交易 ID。3.2 豐富化與評分潛在客戶
豐富化潛在客戶 [潛在客戶 ID 或電子郵件]：
1. 搜尋公司資訊：行業、規模、地點、募資狀況
2. 交叉比對：此公司是否符合我的理想客戶檔案？
3. 對潛在客戶進行評分：
- 契合度（0-10）：與 ICP 的匹配程度
- 參與度（0-10）：回應的積極程度
- 優先級（P1-P4）：P1 = 高契合度 + 高參與度，P4 = 低契合度 + 低參與度
回傳一份資格審核摘要，包含分數和建議的下一步行動。3.3 大量匯入潛在客戶
將這些潛在客戶大量匯入我的 CRM：
格式：CSV，欄位：name, company, email, phone, source, notes
[CSV 資料或貼上多行]
將每個欄位對應到正確的 CRM 屬性。依電子郵件跳過重複項目。回傳：
- 已建立的潛在客戶數量
- 跳過的重複項目數量
- 任何失敗的資料列及其原因步驟 3 產出
已捕獲、豐富化並評分的潛在客戶，已加入你的 CRM 管道。
步驟 4 — 管理交易與機會
追蹤交易在你的管道階段中的進展。
4.1 從潛在客戶建立交易
從潛在客戶 [潛在客戶 ID 或聯絡人名稱] 建立交易：
交易詳細資訊：
- 金額：[預估價值]
- 預計成交日期：[目標日期]
- 階段：[目前階段]
- 產品/服務：[他們感興趣的項目]
將交易連結到現有的聯絡人和公司記錄。回傳交易 URL 和 ID。4.2 推進交易
將交易 [交易 ID 或名稱] 移至階段 [下一個階段]。
移動前，確認：
1. 目前階段的必要欄位已填寫完整
2. 沒有遺漏資料阻礙轉換
3. 若金額有變更，進行更新：[新金額 或 "無變更"]
移動後，回傳：
- 新階段與交易變更摘要
- 針對新階段的建議下一步行動4.3 審查你的管道
審查我截至今天的銷售管道：
1. 統計每個階段的交易數量
2. 管道總價值
3. 本週即將成交的交易（金額 + 數量）
4. 本月即將成交的交易（金額 + 數量）
5. 停滯的交易——過去 [X] 天內無活動
格式化為管道審查表格：
| 階段 | 數量 | 總價值 | 停滯 | 本月即將成交 |步驟 4 產出
活躍的交易管道，包含階段推進和定期審查。
步驟 5 — 追蹤銷售活動與跟進
記錄每一次互動，並確保跟進按時進行。
5.1 記錄通話或會議
記錄與 [聯絡人名稱] 關於交易 [交易 ID 或名稱] 的 [通話 / 會議]：
詳細資訊：
- 日期：[日期]
- 持續時間：[分鐘]
- 備註：[關鍵討論點]
- 下一步：[雙方同意的行動]
- 跟進日期：[日期]
建立聯絡人活動記錄，並在跟進日期建立一項跟進任務。5.2 建立跟進任務
審查所有過去 [X] 天內無活動的交易：
針對每個停滯的交易：
1. 建立跟進任務：「跟進 [交易名稱]——上次聯絡日期為 [日期]」
2. 設定任務截止日期：明天
3. 指派給交易負責人
回傳已建立任務的表格：交易名稱、負責人、任務、截止日期。5.3 每日銷售活動報告
產生今天的銷售活動報告：
1. 今天已排程的會議——時間、聯絡人、交易
2. 今天已記錄的通話——數量和聯絡人
3. 今天已寄出的郵件——數量和聯絡人
4. 今天到期的任務——內容、對應交易
5. 來自前幾天的逾期任務
回傳一份 30 秒內可瀏覽完的每日簡報。步驟 5 產出
已記錄的活動，附有自動化跟進任務和每日簡報。
步驟 6 — 產生報表與預測
將你的 CRM 資料轉化為可行的報表。
6.1 管道健康報告
產生管道健康報告：
指標：
- 管道總價值：[已計算]
- 加權管道價值（各階段價值 × 成交機率）
- 平均交易規模：[已計算]
- 成交率：[已成交 /（已成交 + 已流失）]
- 平均銷售週期天數：[從建立到成交的天數]
- 本週 vs 上週建立的交易數量
在可用的情況下回傳月對月的比較摘要。6.2 營收預測
預測未來 [30 / 60 / 90] 天的營收：
根據當前管道：
1. 預計成交日期在預測範圍內的交易
2. 套用階段成交機率加權
3. 按月分組
4. 最佳情況（全部成交）vs 預測（加權）vs 已確認（90% 以上機率）
回傳預測表格：
| 月份 | 最佳情況 | 預測 | 已確認 |6.3 業務人員績效概覽
顯示每位業務人員的績效概覽：
針對每位業務人員：
- 活躍交易數量
- 管道總價值
- 本月已成交交易（數量 + 金額）
- 成交率
- 平均交易規模
- 本週已記錄的活動（通話 + 會議 + 任務）
按管道總價值降序排序。步驟 6 產出
管道健康報告、營收預測和業務人員績效檢視。
步驟 7 — 優化你的銷售流程
分析你的管道資料並找出改善機會。
7.1 瓶頸分析
分析我的管道是否存在瓶頸：
1. 針對每個階段，計算交易在該階段停留的平均天數
2. 找出交易停留超過 [X] 天的階段
3. 找出流失率最高的階段
4. 比較當前週期時間與前 [30 / 60] 天
回傳一份瓶頸報告，針對每個問題階段提出具體建議。7.2 流程改善建議
根據我的管道資料，提出流程改善建議：
分析：
- 哪個潛在客戶來源的成交率最高
- 哪些活動（通話、郵件、會議）與成交交易相關
- 交易流失的常見原因（來自交易備註）
- 已成交 vs 已流失交易的階段轉換模式
回傳 3-5 項具體可行的建議，並在可能的情況下說明預期影響。7.3 自動化機會
在我的銷售流程中找出自動化機會：
尋找：
1. 重複性的手動任務（資料輸入、狀態更新、報表生成）
2. 持續延遲或遺漏的跟進行動
3. 在 CRM 外部進行的潛在客戶豐富化作業
4. 每次花費超過 5 分鐘的報表生成作業
針對每個機會，建議一個可以改善該流程的提示詞或工作流程。步驟 7 產出
以資料驅動的流程改善建議和銷售管道的自動化機會。
最終封閉循環 CRM 銷售工作流程
CRM 已連線 → 管道已設定 → 潛在客戶已捕獲 →
聯絡人已豐富化 → 交易已推進 → 活動已記錄 →
報表已產生 → 營收已預測 → 流程已分析 →
瓶頸已識別 → 下一循環已改善實用技巧
- 將你的 CRM API token 儲存在
.env檔案中，並在提示詞中引用，而不是每次都貼上 - 從一個管道開始，待交易追蹤循環運作正常後再擴展
- 每天開始時執行管道審查提示詞（4.3）——只需 10 秒鐘，就能讓團隊保持一致
- 將每日活動報告（5.3）用作你的晨會簡報
- 大多數 CRM API 有速率限制——將大量操作分批處理，每批 50-100 筆記錄
- 各 CRM 的階段成交機率預設值不同——設定為符合你實際的歷史成交率
- 若要將 CRM 資料提取到持久性筆記中，請參閱 個人知識庫