Notion 工作流程
透過 OpenClaw Ultra 打造完整的 Notion 工作區管理系統。從建立資料庫與頁面到查詢內容和產生狀態報表，在單一對話介面中操作整個 Notion 工作區。
核心系統概覽
INFO
這是封閉循環的 Notion 工作區管理工作流程。OpenClaw Ultra 透過 Notion API 處理資料庫操作、頁面建立、內容搜尋、任務追蹤和報表生成，讓你在不開啟 Notion 應用程式的情況下管理工作區。
| 系統層 | 核心功能 | 最終產出 |
|---|---|---|
| 連線層 | API token 設定、工作區驗證、連線確認 | 已驗證的 Notion API 連線 |
| 資料庫層 | 建立資料庫、查詢項目、管理結構 | 已定義屬性的結構化資料庫 |
| 內容層 | 建立頁面、更新區塊、管理頁面階層 | 已發佈的頁面與文件 |
| 搜尋層 | 工作區搜尋、內容檢索、跨資料庫查詢 | 附上下文的排序搜尋結果 |
| 任務層 | 任務資料庫、狀態追蹤、截止日期管理 | 可追蹤的任務管線 |
| 報表層 | 資料庫摘要、狀態報表、工作區分析 | 定期工作區報表 |
| 優化層 | 工作區結構審查、自動化規則建議、範本建立 | 改善的工作區組織 |
前置需求
| 項目 | 需求 |
|---|---|
| OpenClaw Ultra | 已安裝且正在執行 |
| Notion 帳戶 | 具有管理員或寫入權限的活躍工作區 |
| Notion 整合 Token | 來自 notion.com/my-integrations 的內部整合 token |
步驟 0 — 初始化你的 Notion 系統
將 OpenClaw Ultra 設定為你的專屬 Notion 工作區管理員。
操作步驟
- 開啟 OpenClaw Ultra 新對話視窗
- 建立一個 Notion 內部整合並複製 token
- 將相關的資料庫/頁面與你的整合共用
- 貼上初始化提示詞
即用提示詞
擔任我的 Notion 工作區管理員。
我的 Notion 工作區：
- 工作區名稱：[名稱]
- 整合 Token：[token]
- 主要資料庫：[資料庫名稱列表及其用途]
建立一個完整的 Notion 管理系統，涵蓋：
- 資料庫建立與查詢
- 頁面建立與編輯
- 內容搜尋與檢索
- 任務追蹤
- 狀態報告步驟 1 — 連線到 Notion API
在 OpenClaw Ultra 與你的 Notion 工作區之間建立經過驗證的連線。
1.1 建立並設定整合
引導我建立一個 Notion 內部整合。
我需要：
1. 來自 notion.com/my-integrations 的 token
2. 與我想管理的資料庫共用的整合
3. 要使用的 Notion-Version 標頭
完成後，列出與該整合共用的資料庫來測試連線。1.2 驗證連線並列出資料庫
使用此 token 測試我的 Notion API 連線：[token]
執行這些檢查：
1. 呼叫 GET /v1/users/me 驗證 token 是否有效
2. 呼叫 POST /v1/search，使用篩選條件 "value": "data_source" 列出所有共用的資料庫
3. 針對每個資料庫，回傳：名稱、ID 和資料來源 ID
如果任何步驟失敗，說明問題所在以及如何修正。步驟 1 產出
已驗證的 Notion API 連線，附有可存取的資料庫及其 ID 列表。
步驟 2 — 建立並設定資料庫
直接從對話中建立結構化資料庫。
2.1 建立新資料庫
建立一個具有以下規格的 Notion 資料庫：
標題：[資料庫名稱]
上層頁面：[頁面 ID 或 "workspace"]
屬性：
- 名稱：title（預設）
- 狀態：select，選項：待辦、進行中、已完成
- 優先級：select，選項：低、中、高、緊急
- 截止日期：date
- 負責人：people
- 標籤：multi-select
建立完成後，回傳資料庫 ID、資料來源 ID 以及確認就緒的訊息。2.2 新增資料庫屬性
將這些屬性新增到資料庫 [資料庫 ID 或名稱]：
- [屬性名稱]：[類型 — text / number / select / date / people / relation]
- [屬性名稱]：[類型]
使用 Update Data Source API。透過檢索結構來確認每個屬性已新增。2.3 查詢資料庫項目
使用以下篩選條件查詢資料庫 [資料庫 ID 或名稱]：
篩選條件：
- 狀態包含「待辦」或 狀態包含「進行中」
- 截止日期不為空
按截止日期升序排序，限制 20 筆結果。
回傳：
- 符合條件的項目總數
- 每個項目：頁面名稱、狀態、截止日期、負責人
- 任何已超過截止日期的項目標記為逾期步驟 2 產出
已設定屬性的資料庫，並可查詢資料。
步驟 3 — 建立並管理頁面
直接從對話中為資料庫填充內容。
3.1 在資料庫中建立頁面
在資料庫 [資料庫 ID 或名稱] 中建立新頁面：
屬性：
- 名稱：[頁面標題]
- 狀態：[待辦 / 進行中 / 已完成]
- 優先級：[低 / 中 / 高 / 緊急]
- 截止日期：[YYYY-MM-DD]
- 標籤：[標籤1, 標籤2]
內容主體：
[可選 — 以 markdown 格式的頁面內容]
回傳頁面 ID、URL 和確認訊息。3.2 更新頁面屬性
使用以下變更更新頁面 [頁面 ID]：
- 狀態：[新狀態]
- 截止日期：[新日期 或 "清除"]
- 優先級：[新優先級]
透過擷取頁面並顯示目前的屬性值來驗證更新。3.3 附加內容區塊
將內容附加到頁面 [頁面 ID]：
新內容：
[要附加的內容 — 段落、標題、列表]
使用 Append Block Children 端點。回傳確認訊息及已新增的區塊數量。步驟 3 產出
在 Notion 資料庫中建立、更新並填充了內容的頁面。
步驟 4 — 搜尋與檢索內容
在整個工作區中尋找資訊。
4.1 工作區搜尋
在我的 Notion 工作區中搜尋：[搜尋查詢]
使用 Search API：
- 查詢：[搜尋詞]
- 篩選條件：頁面和資料來源
- 按相關性排序
回傳前 10 筆結果，包含：
- 頁面標題和 URL
- 所屬資料庫
- 最後編輯時間
- 內容摘要片段
按資料庫分組結果。4.2 讀取頁面內容
讀取頁面 [頁面 ID 或 URL] 的完整內容：
1. 擷取頁面屬性
2. 遞迴擷取所有子區塊
3. 將內容重構為結構化文字
回傳：
- 頁面標題與中繼資料
- 保留標題、段落和列表的完整內容
- 區塊總數步驟 4 產出
從工作區中檢索到的搜尋結果和完整頁面內容。
步驟 5 — 追蹤任務與狀態
將 Notion 資料庫用作輕量級任務管理系統。
5.1 建立任務資料庫
建立一個具有以下屬性的任務追蹤資料庫：
屬性：
- 任務名稱：title
- 狀態：select（待辦、進行中、審核中、已完成）
- 優先級：select（低、中、高、緊急）
- 截止日期：date
- 專案：select，選項來自我的當前專案
- 備註：text
建立 3 個範例任務來驗證結構是否正常運作。5.2 每日任務審查
審查我今天的任務資料庫：
1. 顯示所有截止日期 = 今天的任務，按狀態分組
2. 顯示所有已逾期且狀態不是「已完成」的任務
3. 顯示本週到期的所有任務，按優先級分組
4. 統計：任務總數、今天完成數、逾期數
格式化為一份乾淨的狀態報告，方便我貼到 Notion 頁面中。5.3 狀態更新工作流程
在資料庫 [資料庫 ID] 中找出所有狀態 =「進行中」的任務。
針對每個任務：
1. 檢查截止日期是否已過——如果是，建議移至「審核中」或更新日期
2. 以摘要表格列出
然後在我的工作區中建立一個新頁面，標題為「每週任務審查 — [日期]」，並附上此摘要。步驟 5 產出
即時任務追蹤，包含每日狀態審查與自動化摘要。
步驟 6 — 產生工作區報表
將你的 Notion 資料轉化為定期報表。
6.1 資料庫健康報告
為我的工作區資料庫產生健康報告：
對我有權存取的所有資料庫執行：
- 所有資料庫的頁面總數
- 過去 7 天內建立的頁面
- 近期無更新的資料庫（7 天以上）
- 接近 Notion 500 屬性限制的資料庫
回傳一份摘要表格：
| 資料庫 | 頁面總數 | 近期活動 | 最後更新 | 健康狀態 |6.2 每週工作區摘要
產生每週工作區摘要：
1. 計算本週在所有資料庫中建立的頁面數量
2. 計算本週有修改的頁面數量
3. 列出最近修改的 5 個頁面
4. 找出本週未被觸及的資料庫
5. 建議 3 個保持工作區組織有序的行動
將此格式化為一份可直接貼到每週審查頁面的 Notion 相容報表。步驟 6 產出
定期工作區健康報告與可行的組織改善建議。
最終封閉循環 Notion 工作流程
API 已連線 → 資料庫已建立 → 頁面已撰寫 →
內容已搜尋 → 任務已追蹤 → 報表已產生 →
工作區已審查 → 結構已迭代 → 下一循環實用技巧
- 將你的 Notion 整合 token 儲存在
.env檔案中，並在提示詞中引用，而不是每次都貼上 - 從一個資料庫（任務或內容）開始，再擴展到多資料庫工作流程
- 當需要跨資料庫結果時，使用 Search API 而不是逐個查詢每個資料庫
- 將每個資料庫的屬性數量控制在 50 個以下，以維持可管理的結構
- Notion 的 Search API 會遵守頁面權限和整合存取層級
- 資料庫查詢結果每次最多回傳 100 筆，使用 start_cursor 進行大量匯出
- 若要將 Notion 的研究發現保存為可搜尋的檔案庫，請參閱 個人知識庫
- 結合 Todoist 任務管理 進行跨平台的任務同步