Notion Workflow

Bouw een compleet Notion-werkruimtebeheersysteem met OpenClaw Ultra. Van het maken van databases en pagina's tot het doorzoeken van inhoud en het genereren van statusrapporten, bedien je hele Notion-werkruimte vanuit één chatinterface.

Systeemoverzicht

INFO

Dit is een gesloten-lus Notion-werkruimtebeheerworkflow. OpenClaw Ultra verzorgt databasebewerkingen, paginacreatie, inhoudszoekopdrachten, taakregistratie en rapportgeneratie via de Notion-API, zodat je je werkruimte kunt beheren zonder de Notion-app te openen.

Systeemlaag	Kernfunctie	Eindresultaat
Verbindingslaag	API-token instellen, werkruimteauthenticatie, verbindingscontrole	Geverifieerde Notion-API-verbinding
Databaselaag	Databases maken, items opvragen, schema's beheren	Gestructureerde database met gedefinieerde eigenschappen
Inhoudslaag	Pagina's maken, blokken bijwerken, paginahiërarchie beheren	Gepubliceerde pagina's en documenten
Zoeklaag	Werkruimte doorzoeken, inhoud ophalen, cross-database query's	Gerangschikte zoekresultaten met context
Taaklaag	Taakdatabases, statusregistratie, vervaldatabeheer	Traceerbare taakpijplijn
Rapportagelaag	Databasesamenvattingen, statusrapporten, werkruimteanalyse	Periodieke werkruimterapporten
Optimalisatielaag	Werkruimtestructuur beoordelen, automatiseringsregels voorstellen, sjablonen maken	Verbeterde werkruimteorganisatie

Vereisten

Item	Vereiste
OpenClaw Ultra	Geïnstalleerd en actief
Notion-account	Actieve werkruimte met beheerders- of schrijftoegang
Notion-integratietoken	Intern integratietoken van notion.com/my-integrations

Stap 0 — Initialiseer je Notion-systeem

Stel OpenClaw Ultra in als je speciale Notion-werkruimtebeheerder.

Operatiestappen

1. Open een nieuwe chatsessie in OpenClaw Ultra
2. Maak een Notion-interne integratie aan en kopieer het token
3. Deel de relevante databases/pagina's met je integratie
4. Plak het initialisatieprompt

Kant-en-klaar prompt

Handel als mijn Notion-werkruimtebeheerder.

Mijn Notion-werkruimte:
- Werkruimtenaam: [naam]
- Integratietoken: [token]
- Belangrijke databases: [lijst met databasenamen en hun doeleinden]

Bouw een compleet Notion-beheersysteem dat omvat:
- databases maken en opvragen
- pagina's maken en bewerken
- inhoud zoeken en ophalen
- taken bijhouden
- statusrapportage

Stap 1 — Verbind met de Notion-API

Breng een geverifieerde verbinding tot stand tussen OpenClaw Ultra en je Notion-werkruimte.

1.1 Een integratie maken en configureren

Prompt

Begeleid me bij het maken van een Notion-interne integratie.

Ik heb nodig:
1. Een token van notion.com/my-integrations
2. De integratie gedeeld met de databases die ik wil beheren
3. De Notion-Version-header om te gebruiken

Test daarna de verbinding door de databases weer te geven die met de integratie zijn gedeeld.

1.2 Verbinding verifiëren en databases weergeven

Prompt

Test mijn Notion-API-verbinding met dit token: [token]

Voer deze controles uit:
1. Roep GET /v1/users/me aan om te controleren of het token werkt
2. Roep POST /v1/search aan met filter "value": "data_source" om alle gedeelde databases weer te geven
3. Geef voor elke database terug: naam, ID en databron-ID's

Als een stap mislukt, leg dan uit wat er mis is en hoe het opgelost kan worden.

Resultaat van Stap 1

Geverifieerde Notion-API-verbinding met een lijst van toegankelijke databases en hun ID's.

Stap 2 — Databases maken en configureren

Bouw gestructureerde databases direct vanuit de chat.

2.1 Een nieuwe database maken

Prompt

Maak een Notion-database met deze specificaties:

Titel: [databasenaam]
Bovenliggende pagina: [pagina-ID of "werkruimte"]
Eigenschappen:
- Naam: title (standaard)
- Status: selecteren met opties: Te doen, Bezig, Voltooid
- Prioriteit: selecteren met opties: Laag, Gemiddeld, Hoog, Dringend
- Vervaldatum: datum
- Toegewezen aan: personen
- Tags: meervoudige selectie

Geef na het aanmaken de database-ID, databron-ID en een bevestiging dat deze klaar is.

2.2 Database-eigenschappen toevoegen

Prompt

Voeg deze eigenschappen toe aan de database [database-ID of -naam]:

- [eigenschapsnaam]: [type — text / number / select / date / people / relation]
- [eigenschapsnaam]: [type]

Gebruik de Update Data Source-API. Bevestig dat elke eigenschap is toegevoegd door het schema op te halen.

2.3 Database-items opvragen

Prompt

Doorzoek de database [database-ID of -naam] met deze filters:

Filters:
- Status bevat "Te doen" OF Status bevat "Bezig"
- Vervaldatum is niet leeg

Sorteer op Vervaldatum oplopend, limiet van 20 resultaten.

Teruggeven:
- Totaal aantal overeenkomende items
- Elk item: paginanaam, status, vervaldatum, toegewezen aan
- Items waarvan de vervaldatum is verstreken, gemarkeerd als "achterstallig"

Resultaat van Stap 2

Geconfigureerde databases met gedefinieerde eigenschappen en doorzoekbare gegevens.

Stap 3 — Pagina's maken en beheren

Vul je databases met inhoud direct vanuit de chat.

3.1 Een pagina maken in een database

Prompt

Maak een nieuwe pagina in de database [database-ID of -naam]:

Eigenschappen:
- Naam: [paginatitel]
- Status: [Te doen / Bezig / Voltooid]
- Prioriteit: [Laag / Gemiddeld / Hoog / Dringend]
- Vervaldatum: [YYYY-MM-DD]
- Tags: [tag1, tag2]

Inhoud:
[optioneel — pagina-inhoud in markdown]

Geef de pagina-ID, URL en een bevestiging terug.

3.2 Pagina-eigenschappen bijwerken

Prompt

Werk de pagina [pagina-ID] bij met deze wijzigingen:

- Status: [nieuwe status]
- Vervaldatum: [nieuwe datum of "wissen"]
- Prioriteit: [nieuwe prioriteit]

Controleer de update door de pagina op te halen en de huidige eigenschapswaarden te tonen.

3.3 Inhoudsblokken toevoegen

Prompt

Voeg inhoud toe aan pagina [pagina-ID]:

Nieuwe inhoud:
[toe te voegen inhoud — paragrafen, koppen, lijsten]

Gebruik het Append Block Children-eindpunt. Geef een bevestiging met het aantal toegevoegde blokken.

Resultaat van Stap 3

Aangemaakte, bijgewerkte en met inhoud gevulde pagina's in je Notion-databases.

Stap 4 — Inhoud zoeken en ophalen

Vind informatie in je hele werkruimte.

4.1 Werkruimte doorzoeken

Prompt

Doorzoek mijn Notion-werkruimte op: [zoekopdracht]

Gebruik de zoek-API met:
- Query: [zoektermen]
- Filter: pagina's en databronnen
- Sorteren op relevantie

Geef de top 10 resultaten terug met:
- Paginatitel en URL
- Database waartoe het behoort
- Laatste bewerkingstijd
- Een korte inhoudsnippet

Groepeer resultaten per database.

4.2 Pagina-inhoud lezen

Prompt

Lees de volledige inhoud van pagina [pagina-ID of URL]:

1. Haal de pagina-eigenschappen op
2. Haal alle onderliggende blokken recursief op
3. Reconstrueer de inhoud als gestructureerde tekst

Teruggeven:
- Paginatitel en metadata
- Volledige inhoud met behouden koppen, paragrafen en lijsten
- Totaal aantal blokken

Resultaat van Stap 4

Zoekresultaten en volledige pagina-inhoud opgehaald uit je werkruimte.

Stap 5 — Taken en status bijhouden

Gebruik Notion-databases als een licht taakbeheersysteem.

5.1 Een taakdatabase maken

Prompt

Maak een taakregistratiedatabase met deze eigenschappen:

Eigenschappen:
- Taaknaam: title
- Status: selecteren (Te doen, Bezig, Beoordeling, Voltooid)
- Prioriteit: selecteren (Laag, Gemiddeld, Hoog, Dringend)
- Vervaldatum: datum
- Project: selecteren met opties uit mijn huidige projecten
- Notities: tekst

Maak 3 voorbeeldtaken om te controleren of het schema werkt.

5.2 Dagelijkse taakbeoordeling

Prompt

Beoordeel mijn taakdatabase voor vandaag:

1. Toon alle taken met Vervaldatum = vandaag, gegroepeerd op status
2. Toon alle achterstallige taken met status niet "Voltooid"
3. Toon alle taken die deze week vervallen, gegroepeerd op prioriteit
4. Tel: totaal taken, vandaag voltooid, achterstallig

Formatteer als een schoon statusrapport dat ik in een Notion-pagina kan plakken.

5.3 Statusupdate-workflow

Prompt

Vind alle taken in database [database-ID] waar Status = "Bezig".

Voor elke taak:
1. Controleer of de Vervaldatum is verstreken — zo ja, stel voor om naar "Beoordeling" te verplaatsen of de datum bij te werken
2. Geef ze weer in een overzichtstabel

Maak vervolgens een nieuwe pagina in mijn werkruimte met de titel "Wekelijkse taakbeoordeling — [datum]" met deze samenvatting.

Resultaat van Stap 5

Live taakregistratie met dagelijkse statusbeoordelingen en geautomatiseerde samenvattingen.

Stap 6 — Werkruimterapporten genereren

Zet je Notion-gegevens om in periodieke rapporten.

6.1 Databasegezondheidsrapport

Prompt

Genereer een gezondheidsrapport voor de databases van mijn werkruimte:

Voer uit voor alle databases waartoe ik toegang heb:
- Totaal aantal pagina's over alle databases
- Pagina's gemaakt in de afgelopen 7 dagen
- Databases zonder recente updates (7+ dagen)
- Databases die de limiet van 500 eigenschappen van Notion naderen

Geef een overzichtstabel terug met:
| Database | Totaal pagina's | Recente activiteit | Laatste update | Gezondheid |

6.2 Wekelijkse werkruimtesamenvatting

Prompt

Genereer een wekelijkse werkruimtesamenvatting:

1. Tel alle pagina's die deze week zijn gemaakt in alle databases
2. Tel alle pagina's die deze week zijn gewijzigd
3. Geef de 5 meest recent gewijzigde pagina's weer
4. Identificeer databases die deze week niet zijn aangeraakt
5. Stel 3 acties voor om de werkruimte georganiseerd te houden

Formatteer dit als een Notion-ready rapport dat ik in een wekelijkse beoordelingspagina kan plakken.

Resultaat van Stap 6

Periodieke werkruimtegezondheidsrapporten en uitvoerbare organisatiesuggesties.

Definitieve gesloten-lus Notion-workflow

API Verbonden → Databases Aangemaakt → Pagina's Geschreven →
Inhoud Doorzocht → Taken Bijgehouden → Rapporten Gegenereerd →
Werkruimte Beoordeeld → Structuur Geïtereerd → Volgende Cyclus

Praktische tips

1. Bewaar je Notion-integratietoken in een .env-bestand en verwijs ernaar in prompts in plaats van het elke keer te plakken
2. Begin met één database (taken of inhoud) voordat je uitbreidt naar workflows met meerdere databases
3. Gebruik de zoek-API in plaats van elke database afzonderlijk te doorzoeken wanneer je cross-database resultaten nodig hebt
4. Houd het aantal database-eigenschappen onder de 50 per database voor beheersbare schema's
5. De zoek-API van Notion respecteert paginamachtigingen en integratietoegangsniveaus
6. Databasequeryresultaten worden gepagineerd op 100 items per aanroep — gebruik start_cursor voor grotere exporten
7. Voor het opslaan van Notion-onderzoeksresultaten in een doorzoekbaar archief, zie Persoonlijke Kennisbank
8. Combineer met Todoist Taakbeheerder voor cross-platform taaksynchronisatie