Geautomatiseerde Notities & Acties

Zet vergadertranscripties om in gestructureerde samenvattingen met automatisch aangemaakte actiepunten in Jira, Linear of Todoist — allemaal via OpenClaw Ultra.

Systeemoverzicht

Dit systeem overbrugt de kloof tussen "we hebben het besproken" en "het wordt bijgehouden en toegewezen". Voer vergadertranscripties in (geplakt, bestanden of automatisch bewaakte mappen), en de agent genereert gestructureerde samenvattingen met bijgehouden taken toegewezen aan de juiste verantwoordelijken.

Systeemlaag	Kernfunctie	Resultaat
Opnamelaag	Transcriptie-invoer via plakken, bestandsdrop of mapbewaking	Schone geparste tekst met sprekerlabels
Analyselaag	Belangrijke beslissingen, discussieonderwerpen, sentiment, sprekerstoewijzing	Gestructureerde vergadersamenvatting
Extractielaag	Identificatie van actiepunten met detectie van verantwoordelijke en deadline	Gestructureerde takenlijst per deelnemer
Distributielaag	Samenvatting plaatsen op Slack/Discord, tickets aanmaken in Jira/Linear/Todoist	Genotificeerd team + bijgehouden taken
Opvolglaag	Deadlineherinneringen, escalatie van verlopen items, voltooiingsbewaking	Gesloten verantwoordelijkheidslus

Vereisten

Item	Vereiste
OpenClaw Ultra	Geïnstalleerd en actief
Projectmanagement-API (kies er een)	Jira / Linear / Todoist — API-token of toegang
Teamcommunicatie (optioneel)	Slack- of Discord-webhook (voor plaatsen samenvattingen)
Transcriptiebron	Handmatig plakken, Zoom/Google Meet-transcriptiebestanden of Otter.ai-export

Stap 0 — Systeem voor Vergadernotities Initialiseren

Stel OpenClaw Ultra in als uw automatische vergadersecretaris.

Operationele Stappen

1. Open een nieuwe chatsessie in OpenClaw Ultra
2. Bereid de API-referenties van uw projectmanagementtool voor
3. Plak de initialisatieprompt

Direct Bruikbare Prompt

Fungeer als mijn geautomatiseerd systeem voor vergadernotities en actiepunten.

Mijn omgeving:
- Projectmanagement: [Jira / Linear / Todoist]
- Teamcommunicatie: [Slack / Discord / Geen]
- Transcriptiebron: [Handmatig plakken / Bestandsmap / Otter.ai]

Configureer het systeem om:
- Vergadertranscripties in elk formaat te accepteren
- Belangrijke beslissingen, discussieonderwerpen en actiepunten te extraheren
- Bijgehouden taken aan te maken met verantwoordelijken en deadlines
- Samenvattingen te plaatsen in het teamkanaal
- Verlopen items op te volgen

Stap 1 — Handmatige Transcriptieverwerking

De eenvoudigste methode: plak een transcriptie en krijg direct gestructureerde resultaten.

Prompt

De vergadering is net afgelopen. Hier is de transcriptie:

[plak de transcriptie hier]

Voer het volgende uit:
1. Maak een beknopte samenvatting (max 5 bulletpoints) met belangrijke beslissingen en onderwerpen
2. Extraheer alle actiepunten. Identificeer voor elk:
   - Wat er moet gebeuren
   - Wie de verantwoordelijke is (koppel namen aan mijn team)
   - Deadline (indien vermeld, anders markeer als "TBD")
3. Maak tickets in [Jira/Linear/Todoist] voor elk actiepunt, toegewezen aan de juiste persoon
4. Plaats de volledige samenvatting in [#kanaal] op [Slack/Discord]

INFO

Transcripties met sprekerlabels (van Zoom, Google Meet of Otter.ai) zorgen voor betere toewijzing van actiepunten. Platte tekst werkt ook — de agent zal verantwoordelijken uit de context afleiden.

Stap 2 — Uitvoerformaat Standaardiseren

Zorg ervoor dat alle vergadersamenvattingen een consistente structuur volgen.

Prompt

Gebruik ALTIJD deze structuur bij het maken van vergadersamenvattingen:

- **Datum en deelnemers** bovenaan
- **Belangrijke beslissingen** — genummerde lijst van wat is besloten
- **Actiepunten** — tabel met kolommen: Taak, Verantwoordelijke, Deadline, Status
- **Open vragen** — onopgeloste punten die opvolging nodig hebben

Sla dit op als mijn permanente opmaakregel voor vergadernotities.

Stap 3 — Automatisering met Mapbewaking

Stel automatische transcriptieverwerking in voor terugkerende vergaderingen.

3.1 Automatische Mapgebaseerde Pipeline

Prompt

Stel een terugkerende taak in: controleer elke 30 minuten [~/meeting-transcripts/]
op nieuwe .txt-, .vtt- of .srt-bestanden.

Wanneer gevonden:
1. Parse de transcriptie naar een gestructureerde samenvatting met actiepunten
2. Maak taken aan in [Jira/Linear/Todoist] voor elk actiepunt
3. Plaats de samenvatting in [#kanaal] op [Slack/Discord]
4. Verplaats verwerkte bestanden naar [~/meeting-transcripts/processed/]

Voor elk actiepunt met een deadline, stel een herinnering in
om de verantwoordelijke een dag voor de deadline op Slack te notificeren.

3.2 Ondersteunde Transcriptieformaten

Prompt

Stel ondersteuning in voor de volgende transcriptieformaten:
- .txt — platte tekst met optionele [Speaker]-labels
- .vtt — WebVTT van Zoom/Google Meet (met tijdstempels)
- .srt — SubRip van elk videoplatform
- Otter.ai-export — JSON of platte tekst

Automatische formaatherkenning en overeenkomstige parsing.

Stap 4 — Verbinden met Projectmanagementtools

4.1 Jira-integratie

Prompt

Maak verbinding met de Jira-werkruimte:
- Domein: [your-domain].atlassian.net
- Project: [projectsleutel]
- API-token: [token]

Gebruik deze regels bij het aanmaken van actiepunten:
- Story-type voor nieuwe taken
- Bug-type voor problemen
- Prioriteit op basis van deadline-nabijheid
- Label: "meeting" (voor traceerbaarheid)

4.2 Linear-integratie

Prompt

Maak verbinding met de Linear-werkruimte:
- API-sleutel: [key]
- Team: [teamnaam]
- Project: [projectnaam]

Maak actiepunten aan als Linear Issues:
- Toewijzing via naamovereenkomst in transcriptie
- Label "meeting-notes"
- Deadlines geparst uit transcriptie

4.3 Todoist-integratie

Prompt

Maak verbinding met Todoist:
- API-token: [token]
- Project: [projectnaam]

Maak actiepunten aan als Todoist-taken:
- Toewijzing via gedeeld project
- Deadlines uit transcriptie
- Sectie: "🟡 Bezig"

Stap 5 — Opvolging en Verantwoordelijkheid

Sluit de lus met deadlineherinneringen en voltooiingsbewaking.

Prompt

Stel opvolgautomatisering in:

Elke dag om 9:00 uur:
- Controleer alle actiepunten die in de afgelopen 7 dagen zijn aangemaakt
- Rapporteer: voltooid, bezig, verlopen, geen statusupdate

Verlopen items:
- Notificeer de verantwoordelijke op Slack/Discord: "Herinnering: [taak] was verlopen op [datum]"
- Indien meer dan 3 dagen verlopen, escaleer naar mij met een samenvatting

Elke vrijdag om 17:00 uur:
- Stuur "Vergadernotities Verantwoordelijkheidsrapport" naar [#kanaal]
- Toon: totaal aangemaakte actiepunten, voltooiingspercentage, top-verlopen verantwoordelijken

Uiteindelijke Workflowlogica

Vergadering → Transcriptie Vastgelegd → Automatische Opname →
Gestructureerde Samenvatting Genereren → Actiepunten Extraheren →
Ticket Aanmaken in Jira/Linear/Todoist → Samenvatting Publiceren naar Team →
Deadlineherinneringen → Verlopen Escalatie → Wekelijks Verantwoordelijkheidsrapport

Praktische Gebruikstips

1. Gebruik voor de beste resultaten de ingebouwde transcriptiefunctie van Zoom/Google Meet (VTT-formaat) — tijdstempels helpen de agent met nauwkeurige commentaartoewijzing
2. Begin met de handmatige plakmodus (Stap 1) voordat u mapbewaking instelt — valideer eerst de uitvoerkwaliteit
3. Combineer met de Todoist Taakbeheer-workflow voor volledige taakzichtbaarheid aan de agentzijde
4. Houd een naam-mapping van teamleden bij in een geheugenbestand, zodat de agent namen correct kan matchen met accounts tussen tools