Αυτόματες Σημειώσεις και Ενέργειες

Μετατρέψτε μεταγραφές συναντήσεων σε δομημένες περιλήψεις με αυτόματα δημιουργημένα στοιχεία ενέργειας σε Jira, Linear ή Todoist — όλα μέσω του OpenClaw Ultra.

Επισκόπηση Βασικού Συστήματος

Αυτό το σύστημα γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ "το συζητήσαμε" και "παρακολουθείται και έχει ανατεθεί". Εισαγάγετε μεταγραφές συναντήσεων (επικολλημένες, αρχεία ή φάκελοι που παρακολουθούνται αυτόματα) και ο πράκτορας δημιουργεί δομημένες περιλήψεις με παρακολουθούμενες εργασίες που ανατίθενται στους σωστούς υπεύθυνους.

Επίπεδο Συστήματος	Βασική Λειτουργία	Αποτέλεσμα
Επίπεδο Καταγραφής	Εισαγωγή μεταγραφής μέσω επικόλλησης, απόθεσης αρχείου ή παρακολούθησης φακέλου	Καθαρό αναλυμένο κείμενο με ετικέτες ομιλητή
Επίπεδο Ανάλυσης	Βασικές αποφάσεις, θέματα συζήτησης, συναίσθημα, απόδοση ομιλητή	Δομημένη περίληψη συνάντησης
Επίπεδο Εξαγωγής	Αναγνώριση στοιχείων ενέργειας με ανίχνευση υπεύθυνου και προθεσμίας	Δομημένη λίστα εργασιών ανά συμμετέχοντα
Επίπεδο Διανομής	Δημοσίευση περίληψης σε Slack/Discord, δημιουργία ticket σε Jira/Linear/Todoist	Ενημερωμένη ομάδα + παρακολουθούμενες εργασίες
Επίπεδο Παρακολούθησης	Υπενθυμίσεις προθεσμιών, κλιμάκωση εκπρόθεσμων, παρακολούθηση ολοκλήρωσης	Κλειστός βρόχος υπευθυνότητας

Προαπαιτούμενα

Στοιχείο	Απαίτηση
OpenClaw Ultra	Εγκατεστημένο και σε λειτουργία
API διαχείρισης έργων (επιλέξτε ένα)	Jira / Linear / Todoist — token API ή πρόσβαση
Επικοινωνία ομάδας (προαιρετικό)	Webhook Slack ή Discord (για δημοσίευση περιλήψεων)
Πηγή μεταγραφής	Μη αυτόματη επικόλληση, αρχεία μεταγραφής Zoom/Google Meet ή εξαγωγή Otter.ai

Βήμα 0 — Αρχικοποίηση Συστήματος Σημειώσεων Συναντήσεων

Ρυθμίστε το OpenClaw Ultra ως τον αυτόματο γραμματέα συναντήσεών σας.

Βήματα Λειτουργίας

1. Ανοίξτε μια νέα συνεδρία συνομιλίας στο OpenClaw Ultra
2. Προετοιμάστε τα διαπιστευτήρια API του εργαλείου διαχείρισης έργων σας
3. Επικολλήστε το prompt αρχικοποίησης

Prompt Έτοιμο προς Χρήση

Λειτουργήστε ως το αυτοματοποιημένο σύστημα σημειώσεων συναντήσεων και στοιχείων ενέργειας.

Το περιβάλλον μου:
- Διαχείριση έργων: [Jira / Linear / Todoist]
- Επικοινωνία ομάδας: [Slack / Discord / Κανένα]
- Πηγή μεταγραφής: [Μη αυτόματη επικόλληση / Φάκελος αρχείων / Otter.ai]

Διαμορφώστε το σύστημα για:
- Αποδοχή μεταγραφών συναντήσεων σε οποιαδήποτε μορφή
- Εξαγωγή βασικών αποφάσεων, θεμάτων συζήτησης και στοιχείων ενέργειας
- Δημιουργία παρακολουθούμενων εργασιών με υπεύθυνους και προθεσμίες
- Δημοσίευση περιλήψεων στο κανάλι της ομάδας
- Παρακολούθηση εκπρόθεσμων στοιχείων

Βήμα 1 — Μη Αυτόματη Επεξεργασία Μεταγραφών

Η απλούστερη μέθοδος: επικολλήστε μια μεταγραφή και λάβετε άμεσα δομημένα αποτελέσματα.

Prompt

Η συνάντηση μόλις τελείωσε. Ορίστε η μεταγραφή:

[επικολλήστε τη μεταγραφή εδώ]

Παρακαλώ κάντε τα εξής:
1. Δημιουργήστε μια συνοπτική περίληψη (το πολύ 5 κουκκίδες) που καλύπτει βασικές αποφάσεις και θέματα
2. Εξάγετε όλα τα στοιχεία ενέργειας. Για κάθε ένα, προσδιορίστε:
   - Τι πρέπει να γίνει
   - Ποιος είναι υπεύθυνος (ταιριάξτε ονόματα με την ομάδα μου)
   - Προθεσμία (αν αναφέρεται, διαφορετικά σημειώστε "TBD")
3. Δημιουργήστε ticket σε [Jira/Linear/Todoist] για κάθε στοιχείο ενέργειας, ανατεθειμένο στον σωστό υπεύθυνο
4. Δημοσιεύστε την πλήρη περίληψη στο [#κανάλι] στο [Slack/Discord]

INFO

Οι μεταγραφές με ετικέτες ομιλητή (από Zoom, Google Meet ή Otter.ai) δημιουργούν καλύτερη απόδοση στοιχείων ενέργειας. Το απλό κείμενο λειτουργεί επίσης — ο πράκτορας θα συμπεράνει τους υπεύθυνους από τα συμφραζόμενα.

Βήμα 2 — Τυποποίηση Μορφής Εξόδου

Βεβαιωθείτε ότι όλες οι περιλήψεις συναντήσεων ακολουθούν μια συνεπή δομή.

Prompt

Κατά τη δημιουργία περιλήψεων συναντήσεων, χρησιμοποιείτε ΠΑΝΤΑ αυτή τη δομή:

- **Ημερομηνία και συμμετέχοντες** στην κορυφή
- **Βασικές αποφάσεις** — αριθμημένη λίστα του τι αποφασίστηκε
- **Στοιχεία ενέργειας** — πίνακας με στήλες: Εργασία, Υπεύθυνος, Προθεσμία, Κατάσταση
- **Ανοιχτές ερωτήσεις** — άλυτα σημεία που χρήζουν παρακολούθησης

Αποθηκεύστε αυτό ως τον μόνιμο κανόνα μορφοποίησης σημειώσεων συναντήσεων.

Βήμα 3 — Αυτοματοποίηση με Παρακολούθηση Φακέλου

Ρυθμίστε την αυτόματη επεξεργασία μεταγραφών για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις.

3.1 Αυτόματο Μονοπάτι Βάσει Φακέλου

Prompt

Ρυθμίστε μια επαναλαμβανόμενη εργασία: κάθε 30 λεπτά, ελέγξτε το [~/meeting-transcripts/]
για νέα αρχεία .txt, .vtt ή .srt.

Όταν βρεθούν:
1. Αναλύστε τη μεταγραφή σε μια δομημένη περίληψη με στοιχεία ενέργειας
2. Δημιουργήστε εργασίες σε [Jira/Linear/Todoist] για κάθε στοιχείο ενέργειας
3. Δημοσιεύστε την περίληψη στο [#κανάλι] στο [Slack/Discord]
4. Μετακινήστε τα επεξεργασμένα αρχεία στο [~/meeting-transcripts/processed/]

Για κάθε στοιχείο ενέργειας με προθεσμία, ρυθμίστε μια υπενθύμιση
για να ειδοποιήσετε τον υπεύθυνο στο Slack μία ημέρα πριν από την προθεσμία.

3.2 Υποστηριζόμενες Μορφές Μεταγραφής

Prompt

Ρυθμίστε την υποστήριξη για τις ακόλουθες μορφές μεταγραφής:
- .txt — απλό κείμενο με προαιρετικές ετικέτες [Speaker]
- .vtt — WebVTT από Zoom/Google Meet (με χρονικές σημάνσεις)
- .srt — SubRip από οποιαδήποτε πλατφόρμα βίντεο
- Εξαγωγή Otter.ai — JSON ή απλό κείμενο

Αυτόματη ανίχνευση μορφής και αντίστοιχη ανάλυση.

Βήμα 4 — Σύνδεση με Εργαλεία Διαχείρισης Έργων

4.1 Ενσωμάτωση Jira

Prompt

Συνδεθείτε στον χώρο εργασίας Jira:
- Τομέας: [your-domain].atlassian.net
- Έργο: [κλειδί έργου]
- Token API: [token]

Χρησιμοποιήστε αυτούς τους κανόνες κατά τη δημιουργία στοιχείων ενέργειας:
- Τύπος Story για νέες εργασίες
- Τύπος Bug για προβλήματα
- Προτεραιότητα βάσει εγγύτητας προθεσμίας
- Ετικέτα: "meeting" (για ιχνηλασιμότητα)

4.2 Ενσωμάτωση Linear

Prompt

Συνδεθείτε στον χώρο εργασίας Linear:
- Κλειδί API: [key]
- Ομάδα: [όνομα ομάδας]
- Έργο: [όνομα έργου]

Δημιουργήστε στοιχεία ενέργειας ως Issues Linear:
- Ανάθεση μέσω αντιστοίχισης ονομάτων στη μεταγραφή
- Ετικέτα "meeting-notes"
- Προθεσμίες που αναλύονται από τη μεταγραφή

4.3 Ενσωμάτωση Todoist

Prompt

Συνδεθείτε στο Todoist:
- Token API: [token]
- Έργο: [όνομα έργου]

Δημιουργήστε στοιχεία ενέργειας ως εργασίες Todoist:
- Ανάθεση μέσω κοινόχρηστου έργου
- Προθεσμίες από τη μεταγραφή
- Ενότητα: "🟡 Σε Εξέλιξη"

Βήμα 5 — Παρακολούθηση και Υπευθυνότητα

Κλείστε τον βρόχο με υπενθυμίσεις προθεσμιών και παρακολούθηση ολοκλήρωσης.

Prompt

Ρυθμίστε την αυτοματοποίηση παρακολούθησης:

Κάθε μέρα στις 9:00 π.μ.:
- Ελέγξτε όλα τα στοιχεία ενέργειας που δημιουργήθηκαν από συναντήσεις τις τελευταίες 7 ημέρες
- Αναφέρετε: ολοκληρωμένα, σε εξέλιξη, εκπρόθεσμα, χωρίς ενημέρωση κατάστασης

Εκπρόθεσμα στοιχεία:
- Ειδοποιήστε τον υπεύθυνο στο Slack/Discord: "Υπενθύμιση: [εργασία] είχε προθεσμία [ημερομηνία]"
- Αν εκπρόθεσμο για περισσότερες από 3 ημέρες, κλιμακώστε σε μένα με μια περίληψη

Κάθε Παρασκευή στις 5:00 μ.μ.:
- Στείλτε την "Αναφορά Υπευθυνότητας Σημειώσεων Συναντήσεων" στο [#κανάλι]
- Εμφανίστε: σύνολο στοιχείων ενέργειας που δημιουργήθηκαν, ποσοστό ολοκλήρωσης, κορυφαίοι εκπρόθεσμοι υπεύθυνοι

Τελική Λογική Ροής Εργασίας

Συνάντηση → Μεταγραφή Συλλήφθηκε → Αυτόματη Εισαγωγή →
Δημιουργία Δομημένης Περίληψης → Εξαγωγή Στοιχείων Ενέργειας →
Δημιουργία Ticket σε Jira/Linear/Todoist → Δημοσίευση Περίληψης στην Ομάδα →
Υπενθυμίσεις Προθεσμιών → Κλιμάκωση Εκπρόθεσμων → Εβδομαδιαία Αναφορά Υπευθυνότητας

Πρακτικές Συμβουλές Χρήσης

1. Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη λειτουργία μεταγραφής Zoom/Google Meet (μορφή VTT) — οι χρονικές σημάνσεις βοηθούν τον πράκτορα στην ακριβή απόδοση σχολίων
2. Ξεκινήστε με τη λειτουργία μη αυτόματης επικόλλησης (Βήμα 1) πριν ρυθμίσετε την παρακολούθηση φακέλου — επικυρώστε πρώτα την ποιότητα εξόδου
3. Συνδυάστε με τη ροή εργασίας Todoist Task Manager για πλήρη ορατότητα εργασιών από την πλευρά του πράκτορα
4. Διατηρήστε μια αντιστοίχιση ονομάτων μελών ομάδας σε ένα αρχείο μνήμης, ώστε ο πράκτορας να ταιριάζει σωστά τα ονόματα με λογαριασμούς μεταξύ εργαλείων