Automatisierte Notizen & Aktionen

Verwandeln Sie Meeting-Transkripte in strukturierte Zusammenfassungen mit automatisch erstellten Aktionspunkten in Jira, Linear oder Todoist — alles über OpenClaw Ultra.

Systemübersicht

Dieses System schließt die Lücke zwischen "wir haben es besprochen" und "es wird nachverfolgt und zugewiesen". Geben Sie Meeting-Transkripte ein (eingefügt, per Datei oder automatisch überwachter Ordner), und der Agent erstellt strukturierte Zusammenfassungen mit nachverfolgten Aufgaben, die den richtigen Verantwortlichen zugewiesen sind.

Systemebene	Kernfunktion	Ergebnis
Erfassungsebene	Transkripteingabe per Einfügen, Dateiablage oder Ordnerüberwachung	Sauberer, geparster Text mit Sprecherkennzeichnung
Analysee Ebene	Schlüsselentscheidungen, Diskussionsthemen, Stimmung, Sprecherzuordnung	Strukturierte Meeting-Zusammenfassung
Extraktionsebene	Identifikation von Aktionspunkten mit Erkennung von Verantwortlichem und Frist	Strukturierte Aufgabenliste nach Teilnehmer
Verteilungsebene	Veröffentlichung der Zusammenfassung in Slack/Discord, Ticket-Erstellung in Jira/Linear/Todoist	Benachrichtigtes Team + nachverfolgte Aufgaben
Nachverfolgungsebene	Frist-Erinnerungen, Eskalation überfälliger Punkte, Abschlussverfolgung	Geschlossener Verantwortlichkeitskreislauf

Voraussetzungen

Element	Anforderung
OpenClaw Ultra	Installiert und ausgeführt
Projektmanagement-API (eine auswählen)	Jira / Linear / Todoist — API-Token oder Zugriff
Teamkommunikation (optional)	Slack- oder Discord-Webhook (zum Veröffentlichen von Zusammenfassungen)
Transkriptionsquelle	Manuelles Einfügen, Zoom/Google Meet-Transkriptdateien oder Otter.ai-Export

Schritt 0 — Meeting-Notizen-System initialisieren

Richten Sie OpenClaw Ultra als Ihren automatischen Meeting-Sekretär ein.

Vorgehen

1. Öffnen Sie eine neue Chat-Sitzung in OpenClaw Ultra
2. Bereiten Sie die API-Anmeldedaten Ihres Projektmanagement-Tools vor
3. Fügen Sie den Initialisierungs-Prompt ein

Fertiger Prompt

Agieren Sie als mein automatisiertes System für Meeting-Notizen und Aktionspunkte.

Meine Umgebung:
- Projektmanagement: [Jira / Linear / Todoist]
- Teamkommunikation: [Slack / Discord / Keine]
- Transkriptionsquelle: [Manuelles Einfügen / Dateiordner / Otter.ai]

Konfigurieren Sie das System:
- Akzeptieren Sie Meeting-Transkripte in jedem Format
- Extrahieren Sie Schlüsselentscheidungen, Diskussionsthemen und Aktionspunkte
- Erstellen Sie nachverfolgte Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen
- Veröffentlichen Sie Zusammenfassungen im Teamkanal
- Verfolgen Sie überfällige Punkte nach

Schritt 1 — Manuelle Transkriptverarbeitung

Die einfachste Methode: Fügen Sie ein Transkript ein und erhalten Sie sofort strukturierte Ergebnisse.

Prompt

Das Meeting ist gerade zu Ende. Hier ist das Transkript:

[Transkript hier einfügen]

Bitte führen Sie Folgendes durch:
1. Erstellen Sie eine präzise Zusammenfassung (maximal 5 Aufzählungspunkte) mit Schlüsselentscheidungen und Themen
2. Extrahieren Sie alle Aktionspunkte. Identifizieren Sie für jeden:
   - Was getan werden muss
   - Wer verantwortlich ist (Namen mit meinem Team abgleichen)
   - Frist (falls erwähnt, ansonsten als "TBD" markieren)
3. Erstellen Sie Tickets in [Jira/Linear/Todoist] für jeden Aktionspunkt, zugewiesen an die richtige Person
4. Veröffentlichen Sie die vollständige Zusammenfassung in [#kanal] in [Slack/Discord]

INFO

Transkripte mit Sprecherkennzeichnung (von Zoom, Google Meet oder Otter.ai) erzeugen eine bessere Zuordnung von Aktionspunkten. Klartext funktioniert ebenfalls — der Agent ermittelt die Verantwortlichen aus dem Kontext.

Schritt 2 — Ausgabeformat standardisieren

Stellen Sie sicher, dass alle Meeting-Zusammenfassungen einer einheitlichen Struktur folgen.

Prompt

Verwenden Sie beim Erstellen von Meeting-Zusammenfassungen IMMER diese Struktur:

- **Datum und Teilnehmer** oben
- **Schlüsselentscheidungen** — nummerierte Liste der getroffenen Entscheidungen
- **Aktionspunkte** — Tabelle mit Spalten: Aufgabe, Verantwortlicher, Frist, Status
- **Offene Fragen** — ungelöste Punkte, die nachverfolgt werden müssen

Speichern Sie dies als meine permanente Formatregel für Meeting-Notizen.

Schritt 3 — Automatisierung mit Ordnerüberwachung

Richten Sie die automatische Transkriptverarbeitung für wiederkehrende Meetings ein.

3.1 Automatische Ordnerbasierte Pipeline

Prompt

Richten Sie eine wiederkehrende Aufgabe ein: Alle 30 Minuten [~/meeting-transcripts/]
auf neue .txt-, .vtt- oder .srt-Dateien prüfen.

Wenn gefunden:
1. Parsen Sie das Transkript in eine strukturierte Zusammenfassung mit Aktionspunkten
2. Erstellen Sie Aufgaben in [Jira/Linear/Todoist] für jeden Aktionspunkt
3. Veröffentlichen Sie die Zusammenfassung in [#kanal] in [Slack/Discord]
4. Verschieben Sie verarbeitete Dateien nach [~/meeting-transcripts/processed/]

Richten Sie für jeden Aktionspunkt mit Frist eine Erinnerung ein,
um den Verantwortlichen einen Tag vor Fälligkeit in Slack zu benachrichtigen.

3.2 Unterstützte Transkriptformate

Prompt

Richten Sie Unterstützung für die folgenden Transkriptformate ein:
- .txt — Klartext mit optionalen [Speaker]-Kennzeichnungen
- .vtt — WebVTT von Zoom/Google Meet (mit Zeitstempeln)
- .srt — SubRip von jeder Video-Plattform
- Otter.ai-Export — JSON oder Klartext

Automatische Formaterkennung und entsprechende Analyse.

Schritt 4 — Verbindung zu Projektmanagement-Tools

4.1 Jira-Integration

Prompt

Verbinden Sie mit dem Jira-Workspace:
- Domain: [your-domain].atlassian.net
- Projekt: [Projektschlüssel]
- API-Token: [token]

Verwenden Sie diese Regeln beim Erstellen von Aktionspunkten:
- Story-Typ für neue Aufgaben
- Bug-Typ für Probleme
- Priorität basierend auf Fristnähe
- Label: "meeting" (zur Nachverfolgbarkeit)

4.2 Linear-Integration

Prompt

Verbinden Sie mit dem Linear-Workspace:
- API-Schlüssel: [key]
- Team: [Teamname]
- Projekt: [Projektname]

Erstellen Sie Aktionspunkte als Linear Issues:
- Zuweisung durch Namensabgleich im Transkript
- Label "meeting-notes"
- Aus dem Transkript geparste Fristen

4.3 Todoist-Integration

Prompt

Verbinden Sie mit Todoist:
- API-Token: [token]
- Projekt: [Projektname]

Erstellen Sie Aktionspunkte als Todoist-Aufgaben:
- Zuweisung über gemeinsames Projekt
- Fristen aus dem Transkript
- Abschnitt: "🟡 In Bearbeitung"

Schritt 5 — Nachverfolgung und Verantwortlichkeit

Schließen Sie den Kreislauf mit Frist-Erinnerungen und Abschlussverfolgung.

Prompt

Richten Sie die Nachverfolgungsautomatisierung ein:

Täglich um 9:00 Uhr:
- Überprüfen Sie alle in den letzten 7 Tagen erstellten Aktionspunkte aus Meetings
- Melden Sie: abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig, keine Statusaktualisierung

Überfällige Punkte:
- Benachrichtigen Sie den Verantwortlichen in Slack/Discord: "Erinnerung: [Aufgabe] war fällig am [Datum]"
- Bei mehr als 3 Tagen Überfälligkeit: eskalieren Sie mit einer Zusammenfassung an mich

Jeden Freitag um 17:00 Uhr:
- Senden Sie den "Meeting-Notizen-Verantwortlichkeitsbericht" an [#kanal]
- Anzeige: Gesamtzahl erstellter Aktionspunkte, Abschlussrate, Top-überfällige Verantwortliche

Endgültige Workflow-Logik

Meeting → Transkript erfasst → Automatische Aufnahme →
Strukturierte Zusammenfassung erstellt → Aktionspunkte extrahiert →
Ticket-Erstellung in Jira/Linear/Todoist → Zusammenfassung an Team veröffentlicht →
Frist-Erinnerungen → Überfällig-Eskalation → Wöchentlicher Verantwortlichkeitsbericht

Praktische Nutzungstipps

1. Verwenden Sie für beste Ergebnisse die integrierte Transkriptionsfunktion von Zoom/Google Meet (VTT-Format) — Zeitstempel helfen dem Agenten bei der genauen Kommentarzuordnung
2. Beginnen Sie mit dem manuellen Einfügemodus (Schritt 1), bevor Sie die Ordnerüberwachung einrichten — validieren Sie zuerst die Ausgabequalität
3. Kombinieren Sie mit dem Todoist-Aufgabenmanager-Workflow für vollständige Aufgabenübersicht auf Agentenseite
4. Pflegen Sie eine Namenszuordnung der Teammitglieder in einer Gedächtnisdatei, damit der Agent Namen richtig mit Konten zwischen Tools abgleichen kann