Automatiska Anteckningar och Åtgärder

Förvandla mötestranskriptioner till strukturerade sammanfattningar med automatiskt skapade åtgärdspunkter i Jira, Linear eller Todoist — allt via OpenClaw Ultra.

Kärnsystemöversikt

Detta system överbryggar gapet mellan "vi diskuterade det" och "det spåras och tilldelas". Mata in mötestranskriptioner (inklistrade, filer eller automatiskt övervakade mappar), och agenten genererar strukturerade sammanfattningar med spårade uppgifter tilldelade rätt ansvariga.

Systemlager	Kärnfunktion	Resultat
Insamlingslager	Transkriptionsinmatning via inklistring, filsläpp eller mappövervakning	Ren parsad text med talaretiketter
Analyslager	Nyckelbeslut, diskussionsämnen, känsla, talartilldelning	Strukturerad mötessammanfattning
Extraktionslager	Identifiering av åtgärdspunkter med upptäckt av ansvarig och deadline	Strukturerad uppgiftslista per deltagare
Distributionslager	Publicering av sammanfattning på Slack/Discord, skapande av ärenden i Jira/Linear/Todoist	Notifierat team + spårade uppgifter
Uppföljningslager	Deadline-påminnelser, eskalering av försenade, slutförandespårning	Sluten ansvarscykel

Förutsättningar

Objekt	Krav
OpenClaw Ultra	Installerat och igång
Projektlednings-API (välj ett)	Jira / Linear / Todoist — API-token eller åtkomst
Teamkommunikation (valfritt)	Slack- eller Discord-webhook (för publicering av sammanfattningar)
Transkriptionskälla	Manuell inklistring, Zoom/Google Meet-transkriptionsfiler eller Otter.ai-export

Steg 0 — Initiera Mötesanteckningssystemet

Konfigurera OpenClaw Ultra som din automatiska mötessekreterare.

Operationssteg

1. Öppna en ny chatt session i OpenClaw Ultra
2. Förbered API-referenserna för ditt projektledningsverktyg
3. Klistra in initieringsprompten

Färdig Prompt

Agera som mitt automatiserade system för mötesanteckningar och åtgärdspunkter.

Min miljö:
- Projektledning: [Jira / Linear / Todoist]
- Teamkommunikation: [Slack / Discord / Ingen]
- Transkriptionskälla: [Manuell inklistring / Filmapp / Otter.ai]

Konfigurera systemet för att:
- Acceptera mötestranskriptioner i alla format
- Extrahera nyckelbeslut, diskussionsämnen och åtgärdspunkter
- Skapa spårade uppgifter med ansvariga och deadlines
- Publicera sammanfattningar i teamkanalen
- Följa upp försenade punkter

Steg 1 — Manuell Transkriptionsbearbetning

Den enklaste metoden: klistra in en transkription och få strukturerade resultat omedelbart.

Prompt

Mötet är precis slut. Här är transkriptionen:

[klistra in transkriptionen här]

Vänligen gör följande:
1. Skapa en koncis sammanfattning (max 5 punkter) som täcker nyckelbeslut och ämnen
2. Extrahera alla åtgärdspunkter. För varje, identifiera:
   - Vad som behöver göras
   - Vem som är ansvarig (matcha namn med mitt team)
   - Deadline (om nämnd, annars markera som "TBD")
3. Skapa ärenden i [Jira/Linear/Todoist] för varje åtgärdspunkt, tilldelade rätt person
4. Publicera den fullständiga sammanfattningen i [#kanal] på [Slack/Discord]

INFO

Transkriptioner med talaretiketter (från Zoom, Google Meet eller Otter.ai) genererar bättre tilldelning av åtgärdspunkter. Klartext fungerar också — agenten kommer att härleda ansvariga från sammanhanget.

Steg 2 — Standardisera Utdataformatet

Säkerställ att alla mötessammanfattningar följer en konsekvent struktur.

Prompt

Använd ALLTID denna struktur när du skapar mötessammanfattningar:

- **Datum och deltagare** överst
- **Nyckelbeslut** — numrerad lista över vad som beslutades
- **Åtgärdspunkter** — tabell med kolumner: Uppgift, Ansvarig, Deadline, Status
- **Öppna frågor** — olösta punkter som behöver uppföljning

Spara detta som min permanenta formateringsregel för mötesanteckningar.

Steg 3 — Automation med Mappövervakning

Ställ in automatisk transkriptionsbearbetning för återkommande möten.

3.1 Automatisk Mappbaserad Pipeline

Prompt

Ställ in en återkommande uppgift: var 30:e minut, kontrollera [~/meeting-transcripts/]
efter nya .txt-, .vtt- eller .srt-filer.

När de hittas:
1. Parsa transkriptionen till en strukturerad sammanfattning med åtgärdspunkter
2. Skapa uppgifter i [Jira/Linear/Todoist] för varje åtgärdspunkt
3. Publicera sammanfattningen i [#kanal] på [Slack/Discord]
4. Flytta bearbetade filer till [~/meeting-transcripts/processed/]

För varje åtgärdspunkt med deadline, ställ in en påminnelse
för att meddela den ansvarige på Slack en dag före deadline.

3.2 Transkriptionsformat som stöds

Prompt

Ställ in stöd för följande transkriptionsformat:
- .txt — klartext med valfria [Speaker]-etiketter
- .vtt — WebVTT från Zoom/Google Meet (med tidsstämplar)
- .srt — SubRip från valfri videoplattform
- Otter.ai-export — JSON eller klartext

Automatisk formatdetektering och motsvarande parsning.

Steg 4 — Anslut till Projektledningsverktyg

4.1 Jira-integration

Prompt

Anslut till Jira-arbetsytan:
- Domän: [your-domain].atlassian.net
- Projekt: [projektnyckel]
- API-token: [token]

Använd dessa regler när du skapar åtgärdspunkter:
- Story-typ för nya uppgifter
- Bug-typ för problem
- Prioritet baserad på deadline-närhet
- Etikett: "meeting" (för spårbarhet)

4.2 Linear-integration

Prompt

Anslut till Linear-arbetsytan:
- API-nyckel: [key]
- Team: [teamnamn]
- Projekt: [projektnamn]

Skapa åtgärdspunkter som Linear Issues:
- Tilldelning via namn-matchning i transkriptionen
- Etikett "meeting-notes"
- Deadlines parsade från transkriptionen

4.3 Todoist-integration

Prompt

Anslut till Todoist:
- API-token: [token]
- Projekt: [projektnamn]

Skapa åtgärdspunkter som Todoist-uppgifter:
- Tilldelning via delat projekt
- Deadlines från transkriptionen
- Sektion: "🟡 Pågående"

Steg 5 — Uppföljning och Ansvarsskyldighet

Stäng cykeln med deadline-påminnelser och slutförandespårning.

Prompt

Ställ in uppföljningsautomation:

Varje dag kl. 9:00:
- Kontrollera alla åtgärdspunkter skapade från möten de senaste 7 dagarna
- Rapportera: slutförda, pågående, försenade, ingen statusuppdatering

Försenade punkter:
- Meddela den ansvarige på Slack/Discord: "Påminnelse: [uppgift] var deadline [datum]"
- Om försenad mer än 3 dagar, eskalera till mig med en sammanfattning

Varje fredag kl. 17:00:
- Skicka "Mötesanteckningars ansvarsskyldighetsrapport" till [#kanal]
- Visa: totalt skapade åtgärdspunkter, slutförandegrad, främsta försenade ansvariga

Slutlig Arbetsflödeslogik

Möte → Transkription fångad → Automatisk inmatning →
Strukturerad sammanfattning genererad → Åtgärdspunkter extraherade →
Ärenden skapade i Jira/Linear/Todoist → Sammanfattning publicerad till team →
Deadline-påminnelser → Förseningseskalering → Veckovis ansvarsskyldighetsrapport

Praktiska Användningstips

1. För bästa resultat, använd Zoom/Google Meets inbyggda transkriptionsfunktion (VTT-format) — tidsstämplar hjälper agenten med korrekt kommentarstilldelning
2. Börja med manuell inklistring (Steg 1) innan du ställer in mappövervakning — validera först utdatakvaliteten
3. Kombinera med Todoist Task Manager-arbetsflödet för fullständig uppgiftssynlighet på agentsidan
4. Underhåll en namn-mappning av teammedlemmar i en minnesfil så att agenten korrekt matchar namn med konton mellan verktyg