Otomatik Notlar ve Eylemler

Toplantı transkriptlerini yapılandırılmış özetlere dönüştürün ve Jira, Linear veya Todoist'te otomatik olarak oluşturulan eylem öğeleriyle — hepsi OpenClaw Ultra üzerinden.

Temel Sistem Genel Bakışı

Bu sistem, "tartıştık" ile "takip ediliyor ve atandı" arasındaki boşluğu doldurur. Toplantı transkriptlerini (yapıştırılmış, dosyalar veya otomatik izlenen klasörler) girin ve ajan, doğru sorumlulara atanmış takip edilen görevlerle yapılandırılmış özetler oluşturur.

Sistem Katmanı	Temel İşlev	Çıktı
Yakalama Katmanı	Yapıştırma, dosya bırakma veya klasör izleme yoluyla transkript girişi	Konuşmacı etiketleriyle temiz ayrıştırılmış metin
Analiz Katmanı	Anahtar kararlar, tartışma konuları, duygu, konuşmacı atıfı	Yapılandırılmış toplantı özeti
Çıkarma Katmanı	Sorumlu ve son tarih tespiti ile eylem öğelerinin belirlenmesi	Katılımcı başına yapılandırılmış görev listesi
Dağıtım Katmanı	Slack/Discord'a özet yayınlama, Jira/Linear/Todoist'te bilet oluşturma	Bildirilen ekip + takip edilen görevler
Takip Katmanı	Son tarih hatırlatıcıları, gecikmiş eskalasyon, tamamlama takibi	Kapalı döngü hesap verebilirlik

Ön Koşullar

Öğe	Gereksinim
OpenClaw Ultra	Yüklü ve çalışıyor
Proje yönetimi API'si (birini seçin)	Jira / Linear / Todoist — API token veya erişim
Ekip iletişimi (isteğe bağlı)	Slack veya Discord webhook (özetleri yayınlamak için)
Transkript kaynağı	Manuel yapıştırma, Zoom/Google Meet transkript dosyaları veya Otter.ai dışa aktarma

Adım 0 — Toplantı Notları Sistemini Başlatma

OpenClaw Ultra'yı otomatik toplantı sekreteriniz olarak yapılandırın.

İşlem Adımları

1. OpenClaw Ultra'da yeni bir sohbet oturumu açın
2. Proje yönetimi aracınızın API kimlik bilgilerini hazırlayın
3. Başlatma istemini yapıştırın

Kullanıma Hazır İstem

Otomatik toplantı notları ve eylem öğeleri sistemim olarak hareket et.

Ortamım:
- Proje yönetimi: [Jira / Linear / Todoist]
- Ekip iletişimi: [Slack / Discord / Yok]
- Transkript kaynağı: [Manuel yapıştırma / Dosya klasörü / Otter.ai]

Sistemi şunun için yapılandır:
- Herhangi bir formatta toplantı transkriptlerini kabul et
- Anahtar kararları, tartışma konularını ve eylem öğelerini çıkar
- Sorumlular ve son tarihlerle takip edilen görevler oluştur
- Ekip kanalında özetler yayınla
- Gecikmiş öğeleri takip et

Adım 1 — Manuel Transkript İşleme

En basit yöntem: bir transkript yapıştırın ve anında yapılandırılmış sonuçlar alın.

İstem

Toplantı az önce bitti. İşte transkript:

[transkripti buraya yapıştırın]

Lütfen şunları yap:
1. Anahtar kararları ve konuları kapsayan kısa bir özet oluştur (maks. 5 madde işareti)
2. Tüm eylem öğelerini çıkar. Her biri için şunları belirle:
   - Ne yapılması gerekiyor
   - Kim sorumlu (isimleri ekibimle eşleştir)
   - Son tarih (belirtilmişse, değilse "TBD" olarak işaretle)
3. Her eylem öğesi için [Jira/Linear/Todoist]'te bilet oluştur, doğru sorumluya ata
4. Tam özeti [Slack/Discord]'ta [#kanal]'a yayınla

INFO

Konuşmacı etiketli transkriptler (Zoom, Google Meet veya Otter.ai'den) daha iyi eylem öğesi atıfı sağlar. Düz metin de çalışır — ajan sorumluları bağlamdan çıkaracaktır.

Adım 2 — Çıktı Formatını Standartlaştırma

Tüm toplantı özetlerinin tutarlı bir yapı izlemesini sağlayın.

İstem

Toplantı özetleri oluştururken HER ZAMAN bu yapıyı kullan:

- **Tarih ve katılımcılar** en üstte
- **Anahtar kararlar** — kararlaştırılanların numaralı listesi
- **Eylem öğeleri** — sütunları olan tablo: Görev, Sorumlu, Son Tarih, Durum
- **Açık sorular** — takip gerektiren çözülmemiş konular

Bunu kalıcı toplantı notları format kuralım olarak kaydet.

Adım 3 — Klasör İzleme ile Otomasyon

Tekrarlanan toplantılar için otomatik transkript işleme ayarlayın.

3.1 Klasör Tabanlı Otomatik Hat

İstem

Yinelenen bir görev ayarla: her 30 dakikada bir [~/meeting-transcripts/]
klasörünü yeni .txt, .vtt veya .srt dosyaları için kontrol et.

Bulunduğunda:
1. Transkripti eylem öğeleriyle yapılandırılmış bir özete ayrıştır
2. Her eylem öğesi için [Jira/Linear/Todoist]'te görev oluştur
3. Özeti [Slack/Discord]'ta [#kanal]'a yayınla
4. İşlenmiş dosyaları [~/meeting-transcripts/processed/]'a taşı

Son tarihi olan her eylem öğesi için, son tarihten bir gün önce
sorumluyu Slack'te bildirecek bir hatırlatıcı ayarla.

3.2 Desteklenen Transkript Formatları

İstem

Aşağıdaki transkript formatları için destek ayarla:
- .txt — isteğe bağlı [Speaker] etiketleriyle düz metin
- .vtt — Zoom/Google Meet'ten WebVTT (zaman damgalarıyla)
- .srt — herhangi bir video platformundan SubRip
- Otter.ai dışa aktarma — JSON veya düz metin

Formatı otomatik algıla ve buna göre ayrıştır.

Adım 4 — Proje Yönetimi Araçlarına Bağlanma

4.1 Jira Entegrasyonu

İstem

Jira çalışma alanına bağlan:
- Alan adı: [your-domain].atlassian.net
- Proje: [proje anahtarı]
- API token: [token]

Eylem öğeleri oluştururken şu kuralları kullan:
- Yeni görevler için Story türü
- Sorunlar için Bug türü
- Son tarih yakınlığına göre öncelik
- Etiket: "meeting" (izlenebilirlik için)

4.2 Linear Entegrasyonu

İstem

Linear çalışma alanına bağlan:
- API anahtarı: [key]
- Ekip: [ekip adı]
- Proje: [proje adı]

Eylem öğelerini Linear Issue olarak oluştur:
- Transkriptte isim eşleştirmesi yoluyla atama
- "meeting-notes" etiketi
- Transkriptten ayrıştırılmış son tarihler

4.3 Todoist Entegrasyonu

İstem

Todoist'e bağlan:
- API token: [token]
- Proje: [proje adı]

Eylem öğelerini Todoist görevi olarak oluştur:
- Paylaşılan proje üzerinden atama
- Transkriptten son tarihler
- Bölüm: "🟡 Devam Ediyor"

Adım 5 — Takip ve Hesap Verebilirlik

Son tarih hatırlatıcıları ve tamamlama takibi ile döngüyü kapatın.

İstem

Takip otomasyonunu ayarla:

Her gün sabah 9:00'da:
- Son 7 gündeki toplantılardan oluşturulan tüm eylem öğelerini kontrol et
- Raporla: tamamlanan, devam eden, gecikmiş, durum güncellemesi yok

Gecikmiş öğeler:
- Sorumluyu Slack/Discord'da bilgilendir: "Hatırlatma: [görev] [tarih]'te vadesi dolmuştu"
- 3 günden fazla gecikmişse, bir özetle bana ilet

Her Cuma saat 17:00'de:
- "Toplantı Notları Hesap Verebilirlik Raporu"nu [#kanal]'a gönder
- Şunları göster: oluşturulan toplam eylem öğesi, tamamlanma oranı, en çok gecikmiş sorumlular

Nihai İş Akışı Mantığı

Toplantı → Transkript Yakalandı → Otomatik Alım →
Yapılandırılmış Özet Oluşturma → Eylem Öğeleri Çıkarma →
Jira/Linear/Todoist'te Bilet Oluşturma → Ekibe Özet Yayınlama →
Son Tarih Hatırlatıcıları → Gecikmiş Eskalasyon → Haftalık Hesap Verebilirlik Raporu

Pratik Kullanım İpuçları

1. En iyi sonuçlar için Zoom/Google Meet'in yerleşik transkript özelliğini kullanın (VTT formatı) — zaman damgaları, ajanın yorumları doğru şekilde atfetmesine yardımcı olur
2. Klasör izlemeyi kurmadan önce manuel yapıştırma moduyla (Adım 1) başlayın — önce çıktı kalitesini doğrulayın
3. Ajan tarafında tam görev görünürlüğü için Todoist Görev Yöneticisi iş akışıyla birleştirin
4. Ekip üyesi ad eşlemesini bir bellek dosyasında tutun, böylece ajan araçlar arasında adları hesaplarla doğru şekilde eşleştirebilir