Catatan & Tindakan Otomatis

Ubah transkrip rapat menjadi ringkasan terstruktur dengan item tindakan yang dibuat secara otomatis di Jira, Linear, atau Todoist — semuanya melalui OpenClaw Ultra.

Ikhtisar Sistem Inti

Sistem ini menjembatani kesenjangan antara "kami mendiskusikannya" dan "itu terlacak dan ditugaskan". Masukkan transkrip rapat (ditempel, file, atau folder yang dipantau secara otomatis), dan agen menghasilkan ringkasan terstruktur dengan tugas terlacak yang ditugaskan ke penanggung jawab yang tepat.

Lapisan Sistem	Fungsi Inti	Hasil
Lapisan Penangkapan	Input transkrip melalui tempel, jatuhkan file, atau pantau folder	Teks terurai bersih dengan label pembicara
Lapisan Analisis	Keputusan kunci, topik diskusi, sentimen, atribusi pembicara	Ringkasan rapat terstruktur
Lapisan Ekstraksi	Identifikasi item tindakan dengan deteksi penanggung jawab dan tenggat	Daftar tugas terstruktur per peserta
Lapisan Distribusi	Publikasikan ringkasan ke Slack/Discord, buat tiket di Jira/Linear/Todoist	Tim mendapat notif + tugas terlacak
Lapisan Tindak Lanjut	Pengingat tenggat, eskalasi lewat jatuh tempo, pelacakan penyelesaian	Akuntabilitas putaran tertutup

Prasyarat

Item	Persyaratan
OpenClaw Ultra	Terinstal dan berjalan
API manajemen proyek (pilih satu)	Jira / Linear / Todoist — token API atau akses
Komunikasi tim (opsional)	Webhook Slack atau Discord (untuk mempublikasikan ringkasan)
Sumber transkrip	Tempel manual, file transkrip Zoom/Google Meet, atau ekspor Otter.ai

Langkah 0 — Inisialisasi Sistem Catatan Rapat

Atur OpenClaw Ultra sebagai sekretaris rapat otomatis Anda.

Langkah Operasi

1. Buka sesi obrolan baru di OpenClaw Ultra
2. Siapkan kredensial API alat manajemen proyek Anda
3. Tempel prompt inisialisasi

Prompt Siap Pakai

Bertindaklah sebagai sistem catatan rapat dan item tindakan otomatis saya.

Lingkungan saya:
- Manajemen proyek: [Jira / Linear / Todoist]
- Komunikasi tim: [Slack / Discord / Tidak ada]
- Sumber transkrip: [Tempel manual / Folder file / Otter.ai]

Konfigurasikan sistem untuk:
- Menerima transkrip rapat dalam format apa pun
- Mengekstrak keputusan kunci, topik diskusi, dan item tindakan
- Membuat tugas terlacak dengan penanggung jawab dan tenggat
- Mempublikasikan ringkasan di saluran tim
- Menindaklanjuti item yang lewat jatuh tempo

Langkah 1 — Pemrosesan Transkrip Manual

Metode paling sederhana: tempel transkrip dan dapatkan hasil terstruktur secara instan.

Prompt

Rapat baru saja selesai. Berikut transkripnya:

[tempel transkrip di sini]

Harap lakukan:
1. Buat ringkasan singkat (maks 5 poin) yang mencakup keputusan kunci dan topik
2. Ekstrak semua item tindakan. Untuk masing-masing, identifikasi:
   - Apa yang perlu dilakukan
   - Siapa penanggung jawabnya (cocokkan nama dengan tim saya)
   - Tenggat (jika disebutkan, jika tidak tandai "TBD")
3. Buat tiket di [Jira/Linear/Todoist] untuk setiap item tindakan, ditugaskan ke penanggung jawab yang benar
4. Publikasikan ringkasan lengkap ke [#saluran] di [Slack/Discord]

INFO

Transkrip dengan label pembicara (dari Zoom, Google Meet, atau Otter.ai) menghasilkan atribusi item tindakan yang lebih baik. Teks biasa juga berfungsi — agen akan menyimpulkan penanggung jawab dari konteks.

Langkah 2 — Standarisasi Format Output

Pastikan semua ringkasan rapat mengikuti struktur yang konsisten.

Prompt

Saat membuat ringkasan rapat, SELALU gunakan struktur ini:

- **Tanggal dan peserta** di bagian atas
- **Keputusan kunci** — daftar bernomor dari apa yang diputuskan
- **Item tindakan** — tabel dengan kolom: Tugas, Penanggung Jawab, Tenggat, Status
- **Pertanyaan terbuka** — poin yang belum terselesaikan yang perlu ditindaklanjuti

Simpan ini sebagai aturan format catatan rapat permanen saya.

Langkah 3 — Otomatisasi dengan Pemantauan Folder

Siapkan pemrosesan transkrip otomatis untuk rapat berulang.

3.1 Pipeline Otomatis Berbasis Folder

Prompt

Siapkan tugas berulang: setiap 30 menit, periksa [~/meeting-transcripts/]
untuk file .txt, .vtt, atau .srt baru.

Saat ditemukan:
1. Parsing transkrip menjadi ringkasan terstruktur dengan item tindakan
2. Buat tugas di [Jira/Linear/Todoist] untuk setiap item tindakan
3. Publikasikan ringkasan ke [#saluran] di [Slack/Discord]
4. Pindahkan file yang diproses ke [~/meeting-transcripts/processed/]

Untuk setiap item tindakan dengan tenggat, siapkan pengingat
untuk memberi tahu penanggung jawab di Slack sehari sebelum jatuh tempo.

3.2 Format Transkrip yang Didukung

Prompt

Siapkan dukungan untuk format transkrip berikut:
- .txt — teks biasa dengan label [Speaker] opsional
- .vtt — WebVTT dari Zoom/Google Meet (dengan stempel waktu)
- .srt — SubRip dari platform video apa pun
- Ekspor Otter.ai — JSON atau teks biasa

Deteksi format secara otomatis dan parsing sesuai.

Langkah 4 — Hubungkan ke Alat Manajemen Proyek

4.1 Integrasi Jira

Prompt

Hubungkan ke ruang kerja Jira:
- Domain: [your-domain].atlassian.net
- Proyek: [kunci proyek]
- Token API: [token]

Gunakan aturan ini saat membuat item tindakan:
- Tipe Story untuk tugas baru
- Tipe Bug untuk masalah
- Prioritas berdasarkan kedekatan tenggat
- Label: "meeting" (untuk ketertelusuran)

4.2 Integrasi Linear

Prompt

Hubungkan ke ruang kerja Linear:
- Kunci API: [key]
- Tim: [nama tim]
- Proyek: [nama proyek]

Buat item tindakan sebagai Issue Linear:
- Penugasan melalui pencocokan nama di transkrip
- Label "meeting-notes"
- Tenggat diurai dari transkrip

4.3 Integrasi Todoist

Prompt

Hubungkan ke Todoist:
- Token API: [token]
- Proyek: [nama proyek]

Buat item tindakan sebagai tugas Todoist:
- Penugasan melalui proyek bersama
- Tenggat dari transkrip
- Bagian: "🟡 Sedang Berjalan"

Langkah 5 — Tindak Lanjut dan Akuntabilitas

Tutup putaran dengan pengingat tenggat dan pelacakan penyelesaian.

Prompt

Siapkan otomatisasi tindak lanjut:

Setiap hari jam 9:00 pagi:
- Periksa semua item tindakan yang dibuat dari rapat dalam 7 hari terakhir
- Laporkan: selesai, sedang berjalan, lewat jatuh tempo, tanpa pembaruan status

Item lewat jatuh tempo:
- Beri tahu penanggung jawab di Slack/Discord: "Pengingat: [tugas] jatuh tempo pada [tanggal]"
- Jika lewat lebih dari 3 hari, eskalasi ke saya dengan ringkasan

Setiap hari Jumat jam 5:00 sore:
- Kirim "Laporan Akuntabilitas Catatan Rapat" ke [#saluran]
- Tampilkan: total item tindakan dibuat, tingkat penyelesaian, penanggung jawab lewat jatuh tempo teratas

Logika Alur Kerja Akhir

Rapat → Transkrip Ditangkap → Penyerapan Otomatis →
Pembuatan Ringkasan Terstruktur → Ekstraksi Item Tindakan →
Pembuatan Tiket di Jira/Linear/Todoist → Publikasi Ringkasan ke Tim →
Pengingat Tenggat → Eskalasi Lewat Jatuh Tempo → Laporan Akuntabilitas Mingguan

Tips Penggunaan Praktis

1. Untuk hasil terbaik, gunakan fitur transkrip bawaan Zoom/Google Meet (format VTT) — stempel waktu membantu agen dalam atribusi komentar yang akurat
2. Mulai dengan mode tempel manual (Langkah 1) sebelum menyiapkan pemantauan folder — validasi kualitas output terlebih dahulu
3. Kombinasikan dengan alur kerja Manajer Tugas Todoist untuk visibilitas tugas sisi agen yang lengkap
4. Pertahankan pemetaan nama anggota tim di file memori agar agen mencocokkan nama dengan akun antar alat dengan benar