Notes et Actions Automatisées

Transformez les transcriptions de réunions en résumés structurés avec des éléments d'action créés automatiquement dans Jira, Linear ou Todoist — le tout via OpenClaw Ultra.

Aperçu du Système

Ce système comble le fossé entre « nous en avons discuté » et « c'est suivi et assigné ». Entrez des transcriptions de réunions (collées, fichiers ou dossiers surveillés automatiquement), et l'agent génère des résumés structurés avec des tâches suivies assignées aux bons responsables.

Couche du Système	Fonction Principale	Résultat
Couche de Capture	Saisie de transcription par collage, dépôt de fichier ou surveillance de dossier	Texte analysé propre avec étiquettes d'orateur
Couche d'Analyse	Décisions clés, sujets de discussion, sentiment, attribution d'orateur	Résumé structuré de la réunion
Couche d'Extraction	Identification des éléments d'action avec détection du responsable et de l'échéance	Liste de tâches structurée par participant
Couche de Distribution	Publication du résumé sur Slack/Discord, création de tickets dans Jira/Linear/Todoist	Équipe notifiée + tâches suivies
Couche de Suivi	Rappels d'échéance, escalade des retards, suivi d'achèvement	Responsabilité en boucle fermée

Prérequis

Élément	Exigence
OpenClaw Ultra	Installé et en cours d'exécution
API de gestion de projet (choisir une)	Jira / Linear / Todoist — jeton API ou accès
Communication d'équipe (optionnel)	Webhook Slack ou Discord (pour publier les résumés)
Source de transcription	Collage manuel, fichiers de transcription Zoom/Google Meet ou export Otter.ai

Étape 0 — Initialiser le Système de Notes de Réunion

Configurez OpenClaw Ultra comme votre secrétaire automatique de réunions.

Étapes d'Opération

1. Ouvrez une nouvelle session de chat sur OpenClaw Ultra
2. Préparez les identifiants API de votre outil de gestion de projet
3. Collez le prompt d'initialisation

Prompt Prêt à l'Emploi

Agissez comme mon système automatisé de notes de réunion et d'éléments d'action.

Mon environnement :
- Gestion de projet : [Jira / Linear / Todoist]
- Communication d'équipe : [Slack / Discord / Aucun]
- Source de transcription : [Collage manuel / Dossier de fichiers / Otter.ai]

Configurez le système pour :
- Accepter les transcriptions de réunions dans tout format
- Extraire les décisions clés, les sujets de discussion et les éléments d'action
- Créer des tâches suivies avec responsables et échéances
- Publier les résumés dans le canal d'équipe
- Suivre les éléments en retard

Étape 1 — Traitement Manuel des Transcriptions

La méthode la plus simple : collez une transcription et obtenez des résultats structurés instantanément.

Prompt

La réunion vient de se terminer. Voici la transcription :

[collez la transcription ici]

Veuillez effectuer les opérations suivantes :
1. Créez un résumé concis (5 puces maximum) couvrant les décisions clés et les sujets
2. Extrayez tous les éléments d'action. Pour chacun, identifiez :
   - Ce qui doit être fait
   - Qui est le responsable (faites correspondre les noms avec mon équipe)
   - L'échéance (si mentionnée, sinon marquez "TBD")
3. Créez des tickets dans [Jira/Linear/Todoist] pour chaque élément d'action, assignés au bon responsable
4. Publiez le résumé complet dans [#canal] sur [Slack/Discord]

INFO

Les transcriptions avec étiquettes d'orateur (de Zoom, Google Meet ou Otter.ai) génèrent une meilleure attribution des éléments d'action. Le texte brut fonctionne aussi — l'agent déduira les responsables du contexte.

Étape 2 — Standardiser le Format de Sortie

Assurez-vous que tous les résumés de réunions suivent une structure cohérente.

Prompt

Lors de la création de résumés de réunions, utilisez TOUJOURS cette structure :

- **Date et participants** en haut
- **Décisions clés** — liste numérotée de ce qui a été décidé
- **Éléments d'action** — tableau avec colonnes : Tâche, Responsable, Échéance, Statut
- **Questions en suspens** — points non résolus nécessitant un suivi

Enregistrez ceci comme ma règle permanente de format de notes de réunion.

Étape 3 — Automatisation avec Surveillance de Dossier

Configurez le traitement automatique des transcriptions pour les réunions récurrentes.

3.1 Pipeline Automatique Basé sur un Dossier

Prompt

Configurez une tâche récurrente : toutes les 30 minutes, vérifiez [~/meeting-transcripts/]
pour de nouveaux fichiers .txt, .vtt ou .srt.

Lorsqu'ils sont trouvés :
1. Analysez la transcription en un résumé structuré avec éléments d'action
2. Créez des tâches dans [Jira/Linear/Todoist] pour chaque élément d'action
3. Publiez le résumé dans [#canal] sur [Slack/Discord]
4. Déplacez les fichiers traités vers [~/meeting-transcripts/processed/]

Pour chaque élément d'action avec échéance, configurez un rappel
pour notifier le responsable sur Slack un jour avant l'échéance.

3.2 Formats de Transcription Pris en Charge

Prompt

Configurez la prise en charge des formats de transcription suivants :
- .txt — texte brut avec étiquettes [Speaker] optionnelles
- .vtt — WebVTT de Zoom/Google Meet (avec horodatages)
- .srt — SubRip de toute plateforme vidéo
- Export Otter.ai — JSON ou texte brut

Détection automatique du format et analyse en conséquence.

Étape 4 — Connexion aux Outils de Gestion de Projet

4.1 Intégration Jira

Prompt

Connectez-vous à l'espace de travail Jira :
- Domaine : [your-domain].atlassian.net
- Projet : [clé du projet]
- Jeton API : [token]

Utilisez ces règles lors de la création d'éléments d'action :
- Type Story pour les nouvelles tâches
- Type Bug pour les problèmes
- Priorité basée sur la proximité de l'échéance
- Étiquette : "meeting" (pour la traçabilité)

4.2 Intégration Linear

Prompt

Connectez-vous à l'espace de travail Linear :
- Clé API : [key]
- Équipe : [nom de l'équipe]
- Projet : [nom du projet]

Créez des éléments d'action en tant que Issues Linear :
- Assignation par correspondance de noms dans la transcription
- Étiquette "meeting-notes"
- Échéances extraites de la transcription

4.3 Intégration Todoist

Prompt

Connectez-vous à Todoist :
- Jeton API : [token]
- Projet : [nom du projet]

Créez des éléments d'action en tant que tâches Todoist :
- Assignation via projet partagé
- Échéances provenant de la transcription
- Section : "🟡 En Cours"

Étape 5 — Suivi et Responsabilité

Fermez la boucle avec des rappels d'échéance et un suivi d'achèvement.

Prompt

Configurez l'automatisation du suivi :

Chaque jour à 9h00 :
- Vérifiez tous les éléments d'action créés lors des réunions des 7 derniers jours
- Rapportez : terminés, en cours, en retard, sans mise à jour de statut

Éléments en retard :
- Notifiez le responsable sur Slack/Discord : "Rappel : [tâche] était à échéance le [date]"
- Si en retard de plus de 3 jours, escaladez-moi avec un résumé

Chaque vendredi à 17h00 :
- Envoyez le "Rapport de Responsabilité des Notes de Réunion" dans [#canal]
- Affichez : total des éléments d'action créés, taux d'achèvement, principaux responsables en retard

Logique Finale du Flux de Travail

Réunion → Transcription Capturée → Ingestion Automatique →
Génération de Résumé Structuré → Extraction des Éléments d'Action →
Création de Tickets dans Jira/Linear/Todoist → Publication du Résumé à l'Équipe →
Rappels d'Échéance → Escalade des Retards → Rapport Hebdomadaire de Responsabilité

Conseils Pratiques d'Utilisation

1. Pour de meilleurs résultats, utilisez la fonction de transcription intégrée de Zoom/Google Meet (format VTT) — les horodatages aident l'agent à attribuer précisément les commentaires
2. Commencez par le mode de collage manuel (Étape 1) avant de configurer la surveillance de dossier — validez d'abord la qualité de la sortie
3. Combinez avec le flux de travail Gestionnaire de Tâches Todoist pour une visibilité complète des tâches côté agent
4. Maintenez un mappage des noms des membres de l'équipe dans un fichier mémoire pour que l'agent fasse correspondre correctement les noms aux comptes entre les outils