Note e Azioni Automatiche

Trasforma le trascrizioni delle riunioni in riepiloghi strutturati con elementi di azione creati automaticamente in Jira, Linear o Todoist — tutto tramite OpenClaw Ultra.

Panoramica del Sistema

Questo sistema colma il divario tra "ne abbiamo discusso" ed "è tracciato e assegnato". Inserisci le trascrizioni delle riunioni (incollate, file o cartelle monitorate automaticamente), e l'agente genera riepiloghi strutturati con attività tracciate assegnate ai responsabili corretti.

Livello del Sistema	Funzione Principale	Risultato
Livello di Acquisizione	Inserimento trascrizione tramite incolla, trascinamento file o monitoraggio cartella	Testo pulito analizzato con etichette oratore
Livello di Analisi	Decisioni chiave, argomenti di discussione, sentiment, attribuzione oratore	Riepilogo strutturato della riunione
Livello di Estrazione	Identificazione elementi di azione con rilevamento responsabile e scadenza	Elenco attività strutturato per partecipante
Livello di Distribuzione	Pubblicazione riepilogo su Slack/Discord, creazione ticket in Jira/Linear/Todoist	Team notificato + attività tracciate
Livello di Follow-up	Promemoria scadenze, escalation scaduti, monitoraggio completamento	Responsabilità a ciclo chiuso

Prerequisiti

Elemento	Requisito
OpenClaw Ultra	Installato e in esecuzione
API gestione progetti (scegli una)	Jira / Linear / Todoist — token API o accesso
Comunicazione team (opzionale)	Webhook Slack o Discord (per pubblicare riepiloghi)
Fonte trascrizione	Incolla manuale, file trascrizione Zoom/Google Meet o esportazione Otter.ai

Passo 0 — Inizializzare il Sistema di Note Riunione

Configura OpenClaw Ultra come tuo segretario automatico per le riunioni.

Passi Operativi

1. Apri una nuova sessione di chat in OpenClaw Ultra
2. Prepara le credenziali API del tuo strumento di gestione progetti
3. Incolla il prompt di inizializzazione

Prompt Pronto all'Uso

Agisci come mio sistema automatizzato di note riunione ed elementi di azione.

Il mio ambiente:
- Gestione progetti: [Jira / Linear / Todoist]
- Comunicazione team: [Slack / Discord / Nessuno]
- Fonte trascrizione: [Incolla manuale / Cartella file / Otter.ai]

Configura il sistema per:
- Accettare trascrizioni di riunioni in qualsiasi formato
- Estrarre decisioni chiave, argomenti di discussione ed elementi di azione
- Creare attività tracciate con responsabili e scadenze
- Pubblicare riepiloghi nel canale del team
- Follow-up su elementi scaduti

Passo 1 — Elaborazione Manuale delle Trascrizioni

Il metodo più semplice: incolla una trascrizione e ottieni risultati strutturati all'istante.

Prompt

La riunione è appena terminata. Ecco la trascrizione:

[incolla la trascrizione qui]

Per favore:
1. Crea un riepilogo conciso (massimo 5 punti elenco) che copra decisioni chiave e argomenti
2. Estrai tutti gli elementi di azione. Per ciascuno, identifica:
   - Cosa deve essere fatto
   - Chi è il responsabile (abbina nomi con il mio team)
   - Scadenza (se menzionata, altrimenti segna "TBD")
3. Crea ticket in [Jira/Linear/Todoist] per ogni elemento di azione, assegnati al responsabile corretto
4. Pubblica il riepilogo completo in [#canale] su [Slack/Discord]

INFO

Le trascrizioni con etichette oratore (da Zoom, Google Meet o Otter.ai) generano una migliore attribuzione degli elementi di azione. Il testo semplice funziona comunque — l'agente dedurrà i responsabili dal contesto.

Passo 2 — Standardizzare il Formato di Output

Assicurati che tutti i riepiloghi delle riunioni seguano una struttura coerente.

Prompt

Quando crei riepiloghi di riunioni, usa SEMPRE questa struttura:

- **Data e partecipanti** in alto
- **Decisioni chiave** — elenco numerato di ciò che è stato deciso
- **Elementi di azione** — tabella con colonne: Attività, Responsabile, Scadenza, Stato
- **Domande in sospeso** — punti irrisolti che richiedono follow-up

Salva questa come mia regola permanente di formato per le note riunione.

Passo 3 — Automazione con Monitoraggio Cartella

Configura l'elaborazione automatica delle trascrizioni per riunioni ricorrenti.

3.1 Pipeline Automatica Basata su Cartella

Prompt

Configura un'attività ricorrente: ogni 30 minuti, controlla [~/meeting-transcripts/]
per nuovi file .txt, .vtt o .srt.

Quando trovati:
1. Analizza la trascrizione in un riepilogo strutturato con elementi di azione
2. Crea attività in [Jira/Linear/Todoist] per ogni elemento di azione
3. Pubblica il riepilogo in [#canale] su [Slack/Discord]
4. Sposta i file elaborati in [~/meeting-transcripts/processed/]

Per ogni elemento di azione con scadenza, configura un promemoria
per notificare il responsabile su Slack un giorno prima della scadenza.

3.2 Formati di Trascrizione Supportati

Prompt

Configura il supporto per i seguenti formati di trascrizione:
- .txt — testo semplice con etichette [Speaker] opzionali
- .vtt — WebVTT da Zoom/Google Meet (con timestamp)
- .srt — SubRip da qualsiasi piattaforma video
- Esportazione Otter.ai — JSON o testo semplice

Rilevamento automatico del formato e analisi di conseguenza.

Passo 4 — Connessione agli Strumenti di Gestione Progetti

4.1 Integrazione Jira

Prompt

Connetti allo spazio di lavoro Jira:
- Dominio: [your-domain].atlassian.net
- Progetto: [chiave progetto]
- Token API: [token]

Usa queste regole quando crei elementi di azione:
- Tipo Story per nuove attività
- Tipo Bug per problemi
- Priorità basata sulla vicinanza della scadenza
- Etichetta: "meeting" (per tracciabilità)

4.2 Integrazione Linear

Prompt

Connetti allo spazio di lavoro Linear:
- Chiave API: [key]
- Team: [nome team]
- Progetto: [nome progetto]

Crea elementi di azione come Issue Linear:
- Assegnazione tramite corrispondenza nomi nella trascrizione
- Etichetta "meeting-notes"
- Scadenze analizzate dalla trascrizione

4.3 Integrazione Todoist

Prompt

Connetti a Todoist:
- Token API: [token]
- Progetto: [nome progetto]

Crea elementi di azione come attività Todoist:
- Assegnazione tramite progetto condiviso
- Scadenze dalla trascrizione
- Sezione: "🟡 In Corso"

Passo 5 — Follow-up e Responsabilità

Chiudi il cerchio con promemoria di scadenza e monitoraggio del completamento.

Prompt

Configura l'automazione del follow-up:

Ogni giorno alle 9:00:
- Controlla tutti gli elementi di azione creati nelle riunioni degli ultimi 7 giorni
- Riporta: completati, in corso, scaduti, nessun aggiornamento stato

Elementi scaduti:
- Notifica il responsabile su Slack/Discord: "Promemoria: [attività] scadeva il [data]"
- Se in ritardo di oltre 3 giorni, escalation a me con un riepilogo

Ogni venerdì alle 17:00:
- Invia "Rapporto di Responsabilità Note Riunione" a [#canale]
- Mostra: totale elementi di azione creati, tasso di completamento, principali responsabili con scadenze

Logica Finale del Flusso di Lavoro

Riunione → Trascrizione Acquisita → Ingestione Automatica →
Generazione Riepilogo Strutturato → Estrazione Elementi di Azione →
Creazione Ticket in Jira/Linear/Todoist → Pubblicazione Riepilogo al Team →
Promemoria Scadenze → Escalation Scaduti → Rapporto Settimanale di Responsabilità

Suggerimenti Pratici

1. Per risultati migliori, usa la funzione di trascrizione integrata di Zoom/Google Meet (formato VTT) — i timestamp aiutano l'agente nell'attribuzione precisa dei commenti
2. Inizia con la modalità incolla manuale (Passo 1) prima di configurare il monitoraggio cartella — prima verifica la qualità dell'output
3. Combina con il flusso di lavoro Task Manager Todoist per visibilità completa delle attività lato agente
4. Mantieni una mappatura dei nomi dei membri del team in un file di memoria in modo che l'agente abbini correttamente i nomi agli account tra gli strumenti