CRM-verkoopworkflow

Bouw een compleet CRM-verkoopbeheersysteem met OpenClaw Ultra. Van pijplijnconfiguratie en leadkwalificatie tot dealvoortgang en omzetprognoses, beheer je gehele verkoopoperatie vanuit één enkele chatinterface.

Systeemoverzicht

INFO

Dit is een gesloten CRM-verkoopworkflow. OpenClaw Ultra verzorgt pijplijnbeheer, leadcaptuur, contactverrijking, deal tracking, activiteitenlogging en rapportage via je CRM-API, zodat je je verkoopproces kunt uitvoeren zonder tussen tabbladen te schakelen.

Systeemlaag	Kernfunctie	Eindresultaat
Verbindingslaag	CRM-API-authenticatie, workspace-instelling, verbindingsverificatie	Geverifieerde CRM-verbinding
Pipeline-laag	Dealstadia, pijplijnconfiguratie, regels voor stadiumwijziging	Geconfigureerde verkooppijplijn
Lead-laag	Leadcaptuur, verrijking, scoring, kwalificatie	Gekwalificeerde leadpijplijn
Contactlaag	Contactbeheer, bedrijfsverrijking, communicatiegeschiedenis	Volledige contactprofielen
Deal-laag	Dealcreatie, stadiavoortgang, waarschijnlijkheidstracking	Trackbare dealpijplijn
Activiteitenlaag	Taakcreatie, follow-up planning, bel/e-mail logging	Gelogde verkoopactiviteiten
Rapportagelaag	Pijplijnanalyse, conversieratio's, omzetprognoses	Periodieke verkooprapporten
Optimalisatielaag	Flessenhalsanalyse, procesverbetering, automatiseringssuggesties	Verbeterd verkoopproces

Vereisten

Item	Vereiste
OpenClaw Ultra	Geïnstalleerd en actief
CRM-account	Actief account met API-toegang (HubSpot, Salesforce, Pipedrive of vergelijkbaar)
CRM API-referenties	API-sleutel of OAuth-token met lees-/schrijfrechten
Pijplijnstadia gedefinieerd	(Aanbevolen) Je verkoopstadia zijn ingesteld in de CRM

Stap 0 — Initialiseer uw CRM-verkoopsysteem

Stel OpenClaw Ultra in als je toegewijde verkoopoperationsmanager.

Stappen

1. Open een nieuwe chatsessie in OpenClaw Ultra
2. Verzamel je CRM-API-referenties en pijplijndetails
3. Plak de initialisatieprompt

Klaar-voor-gebruik Prompt

Handel als mijn CRM-verkoopoperationsmanager.

Mijn CRM:
- Platform: [HubSpot / Salesforce / Pipedrive / ander]
- API-referenties: [sleutel of token]
- Pijplijnnaam: [naam]
- Dealstadia (in volgorde): [stadium1 → stadium2 → stadium3 → ...]

Bouw een compleet verkoopbeheersysteem dat dekt:
- pijplijnconfiguratie en deal tracking
- leadcaptuur en kwalificatie
- contactbeheer en verrijking
- activiteitenlogging en taakbeheer
- rapportage en omzetprognoses

Stap 1 — Maak verbinding met uw CRM

Breng een geverifieerde verbinding tot stand tussen OpenClaw Ultra en je CRM-platform.

1.1 Authenticeren met de CRM API

Maak verbinding met mijn [CRM-platform] met deze referenties: [API-sleutel of token]

Voer deze controles uit:
1. Verifieer de verbinding door het auth/me-eindpunt of equivalent van de CRM aan te roepen
2. Toon mijn beschikbare pijplijnen en hun stadia
3. Geef de pijplijn-ID, stadiumnamen en stadiumvolgorde terug

Als authenticatie faalt, leg dan uit wat er mis is en hoe het opgelost kan worden.

1.2 Pipeline en fasen in kaart brengen

Breng mijn verkooppijplijn in kaart:

Pijplijn: [pijplijnnaam of -ID]

Voor elk stadium, identificeer:
- Stadiumnaam en -ID
- Aantal deals momenteel in dit stadium
- Totale waarde van deals in dit stadium

Geef een pijplijnoverzichtstabel terug:
| Stadium | Aantal deals | Totale waarde | Verwacht sluitingsvenster |

Resultaat van Stap 1

Geverifieerde CRM-verbinding met een in kaart gebrachte pijplijn en stadiumoverzicht.

Stap 2 — Configureer uw verkooppijplijn

Stel dealeigenschappen en stadiumregels in zodat je pijplijn je werkelijke verkoopproces weerspiegelt.

2.1 Dealeigenschappen definiëren

Configureer dealeigenschappen voor pijplijn [pijplijn-ID]:

Vereiste eigenschappen:
- Dealnaam: text
- Bedrag: number (valuta)
- Sluitingsdatum: date
- Stadium: pipeline stage (van bestaande stadia)
- Eigenaar: user/team

Aangepaste eigenschappen:
- [eigenschapsnaam]: [type / opties]
- [eigenschapsnaam]: [type / opties]

Bevestig dat elke eigenschap bestaat en toon het huidige dealschema.

2.2 Faseovergangsregels instellen

Definieer stadiumwijzigingsregels voor mijn pijplijn:

Regels:
1. Een deal kan niet van [vroeg stadium] direct naar [laat stadium] springen — het moet door [middenstadium] gaan
2. Als een deal langer dan [X dagen] in [stadium] blijft, markeer deze dan als vastgelopen
3. Wanneer een deal naar [stadium] gaat, stel dan automatisch de Sluitingsdatum in op [X dagen vanaf nu] als deze leeg is

Pas deze regels toe en bevestig dat ze van kracht zijn.

Resultaat van Stap 2

Geconfigureerde pijplijn met gedefinieerde dealeigenschappen en stadiumwijzigingsregels.

Stap 3 — Leg leads vast en kwalificeer ze

Breng leads rechtstreeks vanuit de chat in je CRM.

3.1 Nieuwe lead toevoegen

Voeg een nieuwe lead toe aan mijn CRM:

Leaddetails:
- Naam: [contactnaam]
- Bedrijf: [bedrijfsnaam]
- E-mail: [e-mail]
- Telefoon: [telefoon]
- Bron: [website / verwijzing / evenement / cold outreach]
- Notities: [kwalificatie-informatie]

Wijs toe aan [eigenaar], stel stadium in op [eerste stadium] en geef de contact- en deal-ID's terug.

3.2 Leads verrijken en scoren

Verrijk lead [lead-ID of e-mail]:

1. Zoek naar bedrijfsinformatie: sector, grootte, locatie, financiering
2. Kruisverwijzing: komt dit bedrijf overeen met mijn ideale klantprofiel?
3. Scoor de lead op:
   - Geschiktheid (0-10): hoe goed past deze bij mijn ICP
   - Betrokkenheid (0-10): hoe responsief is deze geweest
   - Prioriteit (P1-P4): P1 = hoge geschiktheid + hoge betrokkenheid, P4 = lage geschiktheid + lage betrokkenheid

Geef een kwalificatiesamenvatting terug met de score en een aanbevolen volgende actie.

3.3 Leads bulksgewijs importeren

Importeer deze leads in mijn CRM:

Formaat: CSV met kolommen: name, company, email, phone, source, notes
[CSV-gegevens of plak rijen]

Koppel elke kolom aan de juiste CRM-eigenschap. Sla duplicaten over op e-mail. Geef terug:
- Aantal aangemaakte leads
- Aantal overgeslagen duplicaten
- Rijen die faalden en waarom

Resultaat van Stap 3

Leadscaptuur, verrijking en scoring toegevoegd aan je CRM-pijplijn.

Stap 4 — Beheer deals en kansen

Volg deals door je pijplijnstadia.

4.1 Deal aanmaken vanuit een lead

Maak een deal aan vanuit lead [lead-ID of contactnaam]:

Dealdetails:
- Bedrag: [geschatte waarde]
- Sluitingsdatum: [doeldatum]
- Stadium: [huidig stadium]
- Producten/Diensten: [waar ze in geïnteresseerd zijn]

Koppel de deal aan de bestaande contact- en bedrijfsgegevens. Geef de deal-URL en -ID terug.

4.2 Deal vooruit helpen

Verplaats deal [deal-ID of -naam] naar stadium [volgend stadium].

Bevestig voor verplaatsing:
1. Vereiste velden voor het huidige stadium zijn volledig
2. Geen ontbrekende gegevens blokkeren de overgang
3. Werk het bedrag bij als het is gewijzigd: [nieuw bedrag of "geen wijziging"]

Geef na verplaatsing terug:
- Nieuw stadium en een samenvatting van dealwijzigingen
- Voorgestelde volgende stappen voor het nieuwe stadium

4.3 Uw pipeline controleren

Beoordeel mijn verkooppijplijn per vandaag:

1. Tel deals in elk stadium
2. Totale pijplijnwaarde
3. Deals die deze week sluiten (bedrag + aantal)
4. Deals die deze maand sluiten (bedrag + aantal)
5. Vastgelopen deals — geen activiteit in [X] dagen

Formatteer als een pijplijnbeoordelingstabel:
| Stadium | Aantal | Totale waarde | Gestald | Sluiting deze maand |

Resultaat van Stap 4

Actieve dealpijplijn met stadiumvoortgang en regelmatige beoordelingen.

Stap 5 — Volg verkoopactiviteiten en follow-ups

Log elke interactie en houd follow-ups op schema.

5.1 Telefoontje of vergadering loggen

Log een [bel / meeting] met [contactnaam] over deal [deal-ID of -naam]:

Details:
- Datum: [datum]
- Duur: [minuten]
- Notities: [belangrijkste besproken punten]
- Volgende stappen: [overeengekomen acties]
- Follow-up datum: [datum]

Maak een contactactiviteitsrecord en een follow-up taak die vervalt op de follow-up datum.

5.2 Follow-uptaken aanmaken

Beoordeel alle deals zonder activiteit in de afgelopen [X] dagen:

Voor elke vastgelopen deal:
1. Maak een follow-up taak: "Follow-up op [dealnaam] — laatste contact was [datum]"
2. Stel vervaldatum taak in: morgen
3. Wijs toe aan de dealeigenaar

Geef een tabel terug van gemaakte taken: dealnaam, eigenaar, taak, vervaldatum.

5.3 Dagelijks verkoopactiviteitenrapport

Genereer het verkoopactiviteitenrapport van vandaag:

1. Geplande meetings vandaag — tijd, contact, deal
2. Gelogde gesprekken vandaag — aantal en contacten
3. Verzonden e-mails vandaag — aantal en contacten
4. Taken die vandaag vervallen — wat, voor welke deal
5. Achterstallige taken van voorgaande dagen

Geef een dagelijkse briefing terug die ik in 30 seconden kan doornemen.

Resultaat van Stap 5

Gelogde activiteiten met geautomatiseerde follow-up taken en dagelijkse briefings.

Stap 6 — Genereer rapporten en prognoses

Zet je CRM-gegevens om in bruikbare rapporten.

6.1 Pipeline-gezondheidsrapport

Genereer een pijplijngezondheidsrapport:

Metrieken:
- Totale pijplijnwaarde: [berekend]
- Gewogen pijplijnwaarde (waarde × waarschijnlijkheid per stadium)
- Gemiddelde dealgrootte: [berekend]
- Sluitingsratio: [gesloten gewonnen / (gesloten gewonnen + gesloten verloren)]
- Gemiddelde verkoopcyclusduur: [dagen van creatie tot sluiting]
- Deze week aangemaakte deals vs vorige week

Geef een samenvatting terug met maand-op-maand vergelijkingen waar beschikbaar.

6.2 Omzetprognose

Prognoseer omzet voor de komende [30 / 60 / 90] dagen:

Op basis van huidige pijplijn:
1. Deals met sluitingsdata in het prognosevenster
2. Pas stadiumwaarschijnlijkheidsweging toe
3. Groepeer per maand
4. Beste geval (allemaal sluiten) vs prognose (gewogen) vs toegezegd (waarschijnlijkheid 90%+)

Geef een prognosetabel terug:
| Maand | Best case | Prognose | Vastgelegd |

6.3 Overzicht van prestaties per vertegenwoordiger

Toon me een prestatieoverzicht voor elke verkoopmedewerker:

Per medewerker:
- Aantal actieve deals
- Totale pijplijnwaarde
- Deze maand gesloten deals (aantal + waarde)
- Sluitingsratio
- Gemiddelde dealgrootte
- Deze week gelogde activiteiten (gesprekken + meetings + taken)

Sorteer op pijplijnwaarde aflopend.

Resultaat van Stap 6

Pijplijngezondheidsrapporten, omzetprognoses en prestatiewerkgaven van medewerkers.

Stap 7 — Optimaliseer uw verkoopproces

Analyseer je pijplijngegevens en identificeer verbeteringen.

7.1 Flessenhalanalyse

Analyseer mijn pijplijn op flessenhalzen:

1. Bereken voor elk stadium de gemiddelde tijd die deals er doorbrengen
2. Identificeer stadia waar deals langer dan [X] dagen blijven
3. Vind het stadium met het hoogste uitvalpercentage
4. Vergelijk huidige cyclustijden met de vorige [30 / 60] dagen

Geef een flessenhalsrapport terug met specifieke aanbevelingen voor elk probleemstadium.

7.2 Suggesties voor procesverbetering

Op basis van mijn pijplijngegevens, stel procesverbeteringen voor:

Analyseer:
- Welke leadbronnen produceren de hoogste sluitingsratio
- Welke activiteiten (gesprekken, e-mails, meetings) correleren met gesloten deals
- Veelvoorkomende redenen waarom deals verloren gaan (uit dealnotities)
- Stadiumovergangspatronen voor gewonnen vs verloren deals

Geef 3-5 specifieke, uitvoerbare aanbevelingen met verwachte impact waar mogelijk.

7.3 Automatiseringsmogelijkheden

Identificeer automatiseringsmogelijkheden in mijn verkoopproces:

Zoek naar:
1. Repetitieve handmatige taken (gegevensinvoer, statusupdates, rapportgeneratie)
2. Follow-ups die consequent te laat zijn of worden gemist
3. Leadverrijking die buiten de CRM plaatsvindt
4. Rapportgeneratie die elke keer meer dan 5 minuten duurt

Stel voor elke mogelijkheid een prompt of workflow voor die ik kan toevoegen om het te verbeteren.

Resultaat van Stap 7

Datagedreven procesverbeteringen en automatiseringsmogelijkheden voor je verkooppijplijn.

Definitieve gesloten CRM-verkoopworkflow

CRM Verbonden → Pipeline Geconfigureerd → Leads Gecaptured →
Contacten Verrijkt → Deals Gevorderd → Activiteiten Gelogd →
Rapporten Gegeneerd → Omzet Voorspeld → Proces Geanalyseerd →
Flessenhalzen Geïdentificeerd → Volgende Cyclus Verbeterd

Praktische tips

1. Bewaar je CRM-API-token in een .env-bestand en verwijs ernaar in prompts in plaats van het elke keer te plakken
2. Begin met één pijplijn en breid uit nadat de deal tracking-lus werkt
3. Voer de pijplijnbeoordelingsprompt (4.3) aan het begin van elke dag uit — het duurt 10 seconden en houdt het team op één lijn
4. Gebruik het dagelijkse activiteitenrapport (5.3) als je ochtendbriefing
5. De meeste CRM-API's hebben snelheidslimieten — batch bulkbewerkingen in brokken van 50-100 records
6. Standaard stadiumwaarschijnlijkheden variëren per CRM — stel ze in om overeen te komen met je werkelijke historische sluitingspercentages
7. Voor het extraheren van CRM-gegevens naar blijvende notities, zie Persoonlijke Kennisbank